Chuyên Viên Quản Lý Quy Trình & Hệ Thống

Xây dựng và chuẩn hóa hệ thống quy trình
Phối hợp với các phòng ban thu thập thông tin, phân tích nghiệp vụ để xây dựng:
Quy trình (SOP)
Quy định
Quy chế
Hướng dẫn công việc
Biểu mẫu, tài liệu liên quan
Chuẩn hóa biểu mẫu, cấu trúc và hệ thống mã hóa tài liệu.
Rà soát tính logic, tính tuân thủ và tính đồng bộ giữa các tài liệu nội bộ.
Đề xuất cải tiến quy trình nhằm nâng cao hiệu quả vận hành.
Quản lý hệ thống tài liệu
Quản lý việc ban hành, cập nhật, sửa đổi và thu hồi tài liệu nội bộ.
Kiểm soát phiên bản tài liệu và đảm bảo tài liệu được lưu trữ đúng quy định.
Theo dõi hiệu lực của các quy trình, quy định và hướng dẫn công việc.
Xây dựng hệ thống lưu trữ tài liệu khoa học, dễ truy xuất.
Kiểm soát và giám sát thực hiện
Theo dõi việc áp dụng các quy trình, quy định tại các phòng ban.
Kiểm tra, đánh giá mức độ tuân thủ hệ thống quy trình nội bộ.
Ghi nhận các điểm chưa phù hợp và đề xuất biện pháp khắc phục/cải tiến.
Phối hợp triển khai các hoạt động đánh giá nội bộ (nếu có).
Đào tạo và truyền thông nội bộ
Hướng dẫn các phòng ban về việc áp dụng quy trình, quy định mới.
Tham gia đào tạo nội bộ liên quan đến hệ thống quản lý và quy trình vận hành.
Truyền thông các thay đổi, cập nhật của hệ thống tài liệu.
Báo cáo
Tổng hợp, cập nhật tình trạng xây dựng và triển khai hệ thống quy trình.
Báo cáo các vấn đề phát sinh, rủi ro tuân thủ và đề xuất hướng xử lý cho cấp quản lý.