Chuyên Viên Vận Hành Và Cải Tiến Quy Trình

Phối hợp với các Khối/Phòng/Ban rà soát cách vận hành hiện tại, chỉ ra điểm tắc nghẽn, chồng chéo và những khâu chưa rõ người chịu trách nhiệm.
Thiết kế luồng công việc mục tiêu; trực tiếp biên soạn quy chế, quy định, quy trình, hướng dẫn công việc và biểu mẫu đi kèm.
Soát xét tính logic, tính khả thi và mức độ phù hợp của tài liệu trước khi trình Ban Giám đốc phê duyệt - đảm bảo không mâu thuẫn với quy định đang có hiệu lực và tuân thủ pháp luật hiện hành.
Hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị phát hành tài liệu đến đúng đối tượng liên quan.
Cập nhật tài liệu lên hệ thống quản lý tập trung; kiểm soát mã hóa, phiên bản và hiệu lực để mọi bộ phận luôn dùng đúng bản mới nhất.
Đào tạo, truyền thông quy trình mới để các bộ phận thực sự áp dụng, không chỉ ký nhận.
Phối hợp xây dựng và cập nhật bộ tài liệu tổ chức: sơ đồ cơ cấu, chức năng - nhiệm vụ các đơn vị, định biên nhân sự.
Đảm bảo quy trình luôn khớp với cơ cấu và phân công thực tế mỗi khi tổ chức có thay đổi.
Lập kế hoạch và trực tiếp kiểm tra định kỳ mức độ tuân thủ quy trình, quy định tại các đơn vị.
Ghi nhận sai lệch, đề xuất biện pháp khắc phục và xử lý vi phạm, theo dõi đến khi đóng hoàn toàn.
Theo dõi thời gian xử lý, số vòng lặp, tỷ lệ lỗi của các quy trình trọng yếu; đề xuất cải tiến dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.
Phối hợp với đội IT đưa quy trình lên phần mềm, giảm thao tác thủ công.
Tổng hợp số liệu, lập báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của cấp quản lý.