Mô tả Công việc
I. Văn thư lưu trữ (80%)
- Thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ của Công ty; Giám sát thực hiện công tác Văn thư lưu trữ tại các Công ty thành viên;
Quản lý kho lưu trữ tài liệu của Công ty
- Quản lý hồ sơ đi/đến (Tiếp nhận tài liệu của các đơn vị gửi đến/đi; Vào sổ, cho số đến/đi; Phát hành tài liệu (bản cứng và bản mềm) theo sự phân giao của cấp trên với nhà thầu, tư vấn giám sát và các đối tác khác;Đóng dấu tài liệu theo phê duyệt của ban lãnh đạo)
- Thực hiện công tác văn thư: in ấn văn bản, photo, công chứng,
giao nhận- Đề xuất công chứng/photo và cung cấp bản sao khi cần
- Tổ chức khai thác sử dụng bản lưu văn thư.
- Thực hiện giao nộp tài liệu vào thư viện theo quy định của công ty.
II. Hành chính (20%)
- Quản lý thông tin tài sản chung và công tác quản lý tài sản của Công ty; Theo dõi sử dụng tài sản, trang thiết bị của VP Hà Nội; theo dõi việc quản lý tài sản tại các VP khác
- Thực hiện mua sắm, cấp phát VPP hàng tháng cho CBNV tại VP Hà Nội; theo dõi việc mua sắm và cấp phát VPP tại các VP khác
- Theo dõi và thực hiện thanh toán các khoản chi phí định kỳ hàng tháng của VP Hà Nội
- Phối hợp, tham gia tổ chức các sự kiện của Công ty; Hỗ trợ tổ chức các buổi họp nội bộ, hội nghị, hội thảo...
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của lãnh đạo phòng.