Chuyên Viên Văn Thư - Phòng Hành Chính Quản Trị

1. Quản lý và sử dụng con dấu Hội sở:
- Tiếp nhận/Kiểm tra thông tin/Hướng dẫn Đơn vị bổ dung nội dung Tờ trình đề xuất.
- Yêu cầu Nhà cung cấp khắc mẫu dấu, gửi Đơn vị xác nhận.
- Trình Giám đốc Phòng HCQT, Phòng PCTT ký xem xét và Ban Tổng Giám đốc phê duyệt Tờ trình và mẫu dấu mới.
- Liên hệ đặt/Nhận bàn giao con dấu mới từ Nhà cung cấp.
- Thực hiện thủ tục bàn giao con dấu cho Đơn vị đề nghị.
- Thanh toán chi phí; Lưu trữ hồ sơ, chứng từ liên quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu của Hội sở.
- Ghi số, đóng dấu văn bản thuộc Hội sở.
- Nhập liệu văn bản đóng dấu Hội sở.
2. Quản lý và phát hành Công văn đến/đi:
+ Tiếp nhận công văn đến. + Phân loại, lấy số công văn đến. + Trình xử lý cho cấp có thẩm quyền. + Nhận phản hồi và phát hành công văn đến (trực tiếp, fax, EMS, phát hành trên DocMan). + Lưu trữ và truy lục khi có yêu cầu. - Công văn đi: + Tiếp nhận công văn đi của các phòng ban Hội sở, kiểm tra văn bản trước khi lấy số theo quy định. + Lấy số văn bản, trực tiếp phát hành văn bản theo yêu cầu (phát hành trực tiếp, fax, EMS, phát hành trên Docman ...). + Tháo gỡ các văn bản khi có chỉ đạo của Lãnh đạo. + Kiểm tra việc phát hành và nhận văn bản (của các đối tượng liên quan). + Báo cáo phát hành văn bản trên chương trình Docman đến Ban Lãnh đạo. + Thực hiện lưu trữ văn bản theo quy định, truy lục khi có yêu cầu. + Đóng dấu HẾT HIỆU LỰC đối với văn bản (fiel giấy + file scan) không còn hiệu lực và cập nhật lại file scan trên chương trình Docman khi có Quyết định do HĐQT/Tổng Giám đốc ký ban hành. + Thực hiện thủ tục hủy văn bản đúng quy định của Ngân hàng, của pháp luật. + Thường xuyên cập nhật, đề xuất hủy văn bản đã hết niên hạn lưu trữ (nếu có) trình Giám đốc Phòng. + Tiếp nhận, xử lý và phản hồi thông tin có liên quan.
3. Phát hành Lệnh điều động công tác/Giấy giới thiệu:
- Tiếp nhận thông tin yêu cầu/ghi nhận/trình Tổng Giám đốc phê duyệt Lệnh điều động công tác, Giấy giới thiệu.
- Đăng ký vào sổ/ghi số và cung cấp cho bộ phận yêu cầu.
4. Lưu trữ hồ sơ (không bao gồm chứng từ kế toán) tại Hội sở:
- Lưu trữ hồ sơ theo quy định. - Quản lý, bảo quản kho lưu trữ hồ sơ. - Thực hiện truy lục theo yêu cầu khi có chỉ đạo của Giám đốc Phòng.
5. Quản lý Chương trình Docman: - Thực hiện phân quyền xem văn bản trên chương trình Docman đối với Nhân viên tân tuyển. - Giải đáp thắc mắc liên quan đến việc phân quyền xem văn bản trên Docman.
6. Hỗ trợ giới thiệu mẫu chữ kỹ và mẫu dấu Đơn vị kinh doanh: - Tiếp nhận/kiểm tra Tờ trình và Thông báo giới thiệu chữ ký. - Trình Giám đốc Phòng ký xem xét, Ban Tổng Giám đốc phê duyệt. - Ghi nhận sổ theo dõi/ghi số văn bản/đóng dấu/chuyển trả Đơn vị yêu cầu.
8. Công việc khác: - Thực hiện báo cáo công việc liên quan theo định kỳ hoặc đột xuất. - Thực hiện các công việc khác theo phân công của các Cấp Quản lý.