Mô tả Công việc
1. Công tác văn thư và quản lý con dấu
- Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, đăng ký và trình xử lý các văn bản đến.
- Thực hiện phát hành, theo dõi và lưu trữ các văn bản đi của Tập đoàn.
- Quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu của doanh nghiệp theo đúng quy định.
- Thực hiện đóng dấu các văn bản, hợp đồng, hồ sơ, tài liệu sau khi được phê duyệt.
- Theo dõi sổ sách, hồ sơ liên quan đến việc sử dụng con dấu và ban hành văn bản.
- Kiểm soát hình thức, thể thức văn bản trước khi phát hành.
2. Soạn thảo và ban hành văn bản
- Soạn thảo các loại văn bản hành chính theo yêu cầu
- Rà soát nội dung, thể thức trình bày văn bản đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và quy định nội bộ.
- Thực hiện quy trình trình ký, phát hành và lưu trữ văn bản sau khi được phê duyệt.
- Cập nhật và quản lý hệ thống biểu mẫu, văn bản nội bộ của Tập đoàn.
3. Quản lý hồ sơ, tài liệu và lưu trữ
- Tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính, pháp lý, nhân sự và các tài liệu khác theo quy định.
- Sắp xếp, phân loại và lập danh mục hồ sơ khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu.
-
Quản lý kho lưu trữ hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử.
- Thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu khi có yêu cầu.
- Theo dõi thời hạn lưu trữ, thực hiện bàn giao, tiêu hủy hồ sơ theo quy định.
- Hỗ trợ cung cấp hồ sơ, tài liệu
phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra, kiểm toán hoặc các yêu cầu nội bộ.
4. Công việc khác
- Phối hợp với các phòng ban trong việc quản lý hồ sơ, văn bản và công tác hành chính.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp quản lý.