[PHENIKAA UNI] Tuyển dụng Chuyên viên (phụ trách Văn thư, Tài chính & Cơ sở vật chất), Văn phòng Trường - Trường Du lịch Phenikaa

Mô tả Công việc
- Công tác văn thư - lưu trữ:
Tiếp nhận, phân loại, đăng ký, lưu trữ và luân chuyển kịp thời các công văn, văn bản đến và đi của Trường theo đúng quy định;
Quản lý, lưu trữ hệ thống hồ sơ, tài liệu, và dữ liệu hành chính của Trường đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng truy xuất;
Phối hợp gửi/nhận văn bản, hồ sơ với các đơn vị chức năng trong Đại học và các đối tác bên ngoài;
Tư vấn, hướng dẫn các đơn vị thuộc Trường thực hiện đúng quy trình, quy định về công tác văn thư, thể thức văn bản.
Lập báo cáo thống kê định kỳ/đột xuất về tình hình công văn đi/đến; phối hợp kiểm tra, rà soát việc thực hiện quy trình văn thư, lưu trữ tại các bộ phận thuộc Trường.
- Công tác quản trị cơ sở vật chất:
Quản lý, theo dõi, lập danh mục kiểm kê toàn bộ trang thiết bị, tài sản, cơ sở vật chất thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Trường;
Trực tiếp kiểm tra, ghi nhận tình trạng hoạt động của phòng làm việc, trang thiết bị; kịp thời đề xuất bảo trì, bảo dưỡng hoặc sửa chữa;
Lập kế hoạch, đề xuất mua sắm bổ sung văn phòng phẩm, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ hoạt động vận hành hàng ngày của Trường;
Phối hợp với Phòng Cơ sở vật chất của Đại học trong việc bàn giao, tiếp nhận, nghiệm thu và thanh xử lý tài sản;
Quản lý, phân công và chuẩn bị cơ sở vật chất, hậu cần, kỹ thuật phục vụ cho các buổi họp, hội nghị, sự kiện và tiếp khách của Trường.
Phối hợp với bộ phận chức năng của Đại học kiểm tra, giám sát công tác vệ sinh, an ninh trật tự, an toàn điện - nước và PCCC tại các khu vực làm việc, giảng đường, phòng thực hành thuộc phạm vi quản lý của Trường.
- Công tác khác:
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban lãnh đạo Đại học, BGH Trường và Lãnh đạo Văn phòng Trường phân công.