Hành Chính Tổng Hợp

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC:
Thực hiện và kiểm soát các công việc hành chính tổng hợp nhằm đảm bảo hoạt động văn phòng, hậu cần, mua sắm, cơ sở vật chất, tiện ích cho CBNV và các hoạt động nội bộ của Công ty được vận hành đầy đủ, kịp thời, hiệu quả; đồng thời hỗ trợ công tác hành chính nhân sự và quản lý hồ sơ theo phân công.
NỘI DUNG CÔNG VIỆC:
1. Quản lý vận hành văn phòng
Quản lý các nhu cầu hành chính thường xuyên: văn phòng phẩm, nước uống, trà/cà phê, đồ ăn nhẹ và các vật dụng phục vụ CBNV, khách hàng.
Theo dõi cơ sở vật chất, phòng ốc, vệ sinh, cảnh quan, cây xanh; phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh.
Theo dõi và nhắc nhở CBNV thực hiện quy định về 5S, vệ sinh, an toàn & PCCC tại văn phòng.
2. Mua sắm và quản lý nhà cung cấp
Tiếp nhận, tổng hợp nhu cầu; thực hiện mua sắm & dịch vụ hành chính theo phân công/phê duyệt.
Tìm kiếm, làm việc và theo dõi chất lượng, tiến độ của nhà cung cấp.
Theo dõi hợp đồng, chi phí hành chính, thời hạn thanh toán; kiểm tra chứng từ và thực hiện hồ sơ thanh toán.
3. Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ và cơ sở vật chất
Theo dõi danh mục, tình trạng và quá trình sử dụng tài sản, công cụ dụng cụ, trang thiết bị hành chính.
Thực hiện bàn giao, cấp phát, điều chuyển, thu hồi tài sản/công cụ dụng cụ cho CBNV và các phòng ban theo quy định.
Cập nhật hồ sơ, sổ theo dõi tài sản; phối hợp kiểm kê định kỳ và đối chiếu số liệu thực tế.
Theo dõi, phối hợp sửa chữa, bảo trì, thay thế tài sản, trang thiết bị và cơ sở vật chất khi phát sinh.
Báo cáo các trường hợp hư hỏng, mất mát, sử dụng không đúng quy định và đề xuất phương án xử lý.
4. Quản lý đồng phục, biển/bảng tên và tiện ích CBNV
Thực hiện mua sắm/đặt may, quản lý và cấp phát đồng phục, biển/bảng tên, vé xe và các tiện ích hành chính khác cho CBNV.
Theo dõi số lượng, tồn kho; thực hiện cấp mới, cấp lại, thay thế và thu hồi khi CBNV nghỉ việc, điều chuyển hoặc thay đổi thông tin.
Phối hợp kiểm kê và kiểm soát chi phí các vật dụng, tiện ích được giao quản lý.
5. Hậu cần, khánh tiết và sự kiện
Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, hội nghị, sự kiện, hoạt động nội bộ và đối ngoại.
Thực hiện công tác phòng họp, đón tiếp khách, hoa/quà, vé máy bay, phương tiện, khách sạn và các dịch vụ hậu cần theo yêu cầu.
Phối hợp thực hiện thăm hỏi, hiếu hỉ, ma chay và các hoạt động chăm lo CBNV theo quy định.
6. Hỗ trợ nhà ở và hành chính cho người nước ngoài
Phối hợp tìm kiếm, ký kết và theo dõi hợp đồng thuê nhà; theo dõi các chi phí tiền thuê, điện, nước, internet và dịch vụ liên quan.
Quản lý hồ sơ, chứng từ; phối hợp thực hiện thanh toán và xử lý các yêu cầu hành chính liên quan đến người nước ngoài.
7. Hỗ trợ hành chính nhân sự và hợp đồng
Tiếp nhận, kiểm tra và lưu trữ hồ sơ nhân sự theo quy định.
Phối hợp chuẩn bị, hoàn thiện, ký và lưu trữ HĐLĐ, phụ lục HĐLĐ, quyết định và các hồ sơ nhân sự liên quan.
Thực hiện các thủ tục hành chính nhân sự khác theo phân công, đảm bảo bảo mật thông tin.
8. Truyền thông nội bộ và công việc khác
Phối hợp cập nhật bản tin, hình ảnh và thông tin hoạt động nội bộ; chuẩn bị quà tặng, hậu cần cho các dịp lễ, sinh nhật và chương trình gắn kết CBNV.
Thực hiện công văn, giấy tờ, xác nhận và lưu trữ hồ sơ, chứng từ hành chính đầy đủ, khoa học.
Tổng hợp báo cáo hành chính theo yêu cầu và thực hiện các công việc khác theo phân công của Trưởng Khối HCNS.
Hiệu quả công việc được đánh giá dựa trên các tiêu chí:
Công tác hành chính, hậu cần được thực hiện đầy đủ, đúng hạn.
Văn phòng sạch sẽ, gọn gàng, cảnh quan và các tiện ích được duy trì tốt.
Mua sắm hành chính đúng nhu cầu, kiểm soát chi phí và đúng quy trình.
Hồ sơ, chứng từ và thanh toán hành chính đầy đủ, đúng hạn.
Các sự kiện, hoạt động nội bộ được đảm bảo tốt về mặt hậu cần.
Thông tin và hoạt động nội bộ được cập nhật đầy đủ, kịp thời.