Chuyên Viên Hành Chính - Văn Thư

Mô tả Công việc
Công tác văn thư - quản lý văn bản
Tiếp nhận, phân loại, vào sổ và trình xử lý các văn bản đến
Soạn thảo, kiểm tra thể thức và ban hành văn bản đi
Thực hiện cấp số văn bản, quản lý hệ thống số văn bản thống nhất toàn Công ty
Thực hiện đóng dấu, quản lý và sử dụng con dấu theo quy định
Theo dõi luân chuyển, kiểm soát tiến độ xử lý văn bản
2. Công tác lưu trữ hồ sơ
Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu (bản cứng & bản mềm) khoa học, dễ tra cứu
Thực hiện số hóa tài liệu (scan, lưu trữ điện tử nếu có)
Quản lý thời hạn lưu trữ, tiêu hủy tài liệu theo quy định
Đảm bảo bảo mật thông tin, hồ sơ nội bộ
3. Công tác cổ đông
Quản lý danh sách cổ đông, hồ sơ cổ đông
Thực hiện thủ tục thay đổi thông tin cổ đông
Hỗ trợ tổ chức Đại hội đồng cổ đông, họp HĐQT (chuẩn bị tài liệu, biên bản...)
Lưu trữ hồ sơ pháp lý liên quan đến cổ đông, vốn góp
4. Công tác liên quan đến hoạt động quản lý hệ thống:
Đề xuất và triển khai kế hoạch duy trì, cải tiến hoạt động quản lý hệ thống của Công ty
Rà soát hệ thống các quy trình, quy chế của Công ty đảm bảo kịp thời tham mưu, đề xuất, điều chỉnh cải tiến, sửa ododir phù hợp thực tế
Phối hợp cùng ban ISO thực hiện các công tác đánh giá, điều chỉnh hệ thống quản lý chất lượng
Phối hợp với các đơn vị liên quan lên kế hoạch đào tạo hệ thống chính sách đang áp dụng cho CBCNV trong công ty;
Phối hợp chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cho các buổi đào tạo hệ thống Quy định, Quy trình, Quy chế...
5. Công việc hành chính khác
Quản lý công văn nội bộ, thông báo hành chính
Hỗ trợ kiểm tra tuân thủ quy trình hành chính tại các đơn vị
Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp trên