Chuyên viên xây dựng hệ thống

• Khảo sát, phân tích và đánh giá hệ thống hiện tại (15%)

• Khảo sát hoạt động thực tế của các phòng ban để xác định quy trình, trách nhiệm và phương thức phối hợp.
• Thu thập thông tin, hồ sơ, biểu mẫu, tài liệu và các quy định hiện hành.
• Phân tích luồng công việc, nhận diện những điểm chồng chéo, thiếu kiểm soát, chưa rõ trách nhiệm hoặc chưa được chuẩn hóa.
• Đánh giá mức độ phù hợp của quy trình với cơ cấu tổ chức và mục tiêu kinh doanh.
• Lập báo cáo hiện trạng và đề xuất danh mục ưu tiên xây dựng, điều chỉnh hoặc cải tiến hệ thống.

• Xây dựng và chuẩn hóa quy trình, quy định, biểu mẫu (30%)

• Soạn thảo, cập nhật và hoàn thiện hệ thống quy trình vận hành chuẩn (SOP) cho các phòng ban.
• Xây dựng quy định, quy chế, chính sách, hướng dẫn công việc và biểu mẫu phục vụ hoạt động quản lý.
• Thiết kế sơ đồ quy trình, phân định rõ đầu vào, đầu ra, người thực hiện, người kiểm tra, người phê duyệt và thời hạn xử lý.
• Thiết lập danh mục tài liệu quản lý, mã hóa biểu mẫu, số phiên bản và lịch sử cập nhật.
• Chuẩn hóa các quy trình liên phòng ban, đảm bảo thông tin được luân chuyển đầy đủ và có thể truy xuất.
• Phối hợp với trưởng bộ phận và chuyên viên nghiệp vụ để rà soát tính chính xác, khả thi trước khi trình phê duyệt.
• Đảm bảo tài liệu được ban hành, lưu trữ và sử dụng đúng phiên bản.

Các nhóm hệ thống trọng tâm:

• Hệ thống quản lý kinh doanh, tư vấn, báo giá, hợp đồng và chăm sóc khách hàng.
• Hệ thống triển khai dịch vụ đại lý thuế, kế toán, pháp lý doanh nghiệp và nhân sự - BHXH.
• Hệ thống quản trị nhân sự, đào tạo, đánh giá hiệu quả công việc.
• Hệ thống hành chính, văn thư, lưu trữ và kiểm soát tài liệu.
• Hệ thống phối hợp, bàn giao công việc và báo cáo quản trị.

• Tổ chức triển khai và hướng dẫn áp dụng hệ thống (20%)

• Xây dựng kế hoạch triển khai quy trình, quy định, biểu mẫu đã được phê duyệt.
• Phối hợp với các phòng ban để hướng dẫn, đào tạo và hỗ trợ áp dụng.
• Kiểm tra mức độ hiểu và tuân thủ quy trình của nhân sự liên quan.
• Theo dõi khó khăn, vướng mắc và ghi nhận phản hồi trong quá trình triển khai.
• Hỗ trợ xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng, checklist và các công cụ kiểm soát công việc.
• Đảm bảo quy trình sau ban hành được áp dụng thực tế, không chỉ dừng ở việc xây dựng tài liệu.

• Kiểm soát tuân thủ và cải tiến hệ thống (15%)

• Xây dựng kế hoạch rà soát định kỳ việc áp dụng quy trình, quy định và biểu mẫu.
• Thực hiện kiểm tra, đánh giá mức độ tuân thủ trong phạm vi được phân công.
• Ghi nhận các điểm không phù hợp, xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp khắc phục.
• Theo dõi việc thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến.
• Đánh giá hiệu quả quy trình thông qua thời gian xử lý, tỷ lệ sai sót, chất lượng đầu ra và phản hồi từ các bộ phận.
• Chủ động cập nhật hệ thống khi có thay đổi về cơ cấu tổ chức, chính sách nội bộ, công nghệ hoặc yêu cầu pháp lý.

• Quản lý tài liệu, dữ liệu và hỗ trợ số hóa (10%)

• Xây dựng cấu trúc lưu trữ tài liệu và hướng dẫn quy tắc đặt tên, mã hóa, phân quyền truy cập.
• Quản lý danh mục tài liệu, thời hạn rà soát, phiên bản và trạng thái hiệu lực.
• Phối hợp triển khai lưu trữ số trên OneDrive và các nền tảng được Công ty sử dụng.
• Hỗ trợ chuẩn hóa luồng dữ liệu, biểu mẫu và quy trình trên AMIS CRM hoặc phần mềm quản lý liên quan.
• Đề xuất các giải pháp tự động hóa, giảm thao tác thủ công và tăng khả năng theo dõi công việc.
• Đảm bảo việc quản lý dữ liệu và tài liệu tuân thủ yêu cầu bảo mật, phân quyền và quy định của Công ty.

• Báo cáo và tham mưu quản trị hệ thống (10%)

• Lập kế hoạch công việc xây dựng hệ thống theo tuần, tháng, quý.
• Báo cáo tiến độ xây dựng, ban hành và triển khai các tài liệu quản lý.
• Thống kê số lượng quy trình, biểu mẫu đã hoàn thành, đang triển khai hoặc cần cập nhật.
• Tổng hợp kết quả kiểm tra tuân thủ, các tồn tại và đề xuất phương án xử lý.
• Tham mưu cho Ban lãnh đạo về các giải pháp cải tiến cơ cấu vận hành, trách nhiệm công việc và hiệu suất tổ chức.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác phù hợp với chức năng theo phân công.