Compliance & Process Excellence Officer

Purpose / Key Responsibilities:
Mục đích/Trách nhiệm chính:
- Assist Compliance Manager in delivering annual Compliance training plan.
Hỗ trợ Phụ trách Tuân thủ hoàn thành kế hoạch đào tạo hằng năm.
- Function as a key point of contact for compliance questions and concerns from colleagues relating to Company's policies as well as local rules and regulations govern the industry.
Phụ trách chính trong việc giải đáp các câu hỏi và quan ngại về tuân thủ của đồng nghiệp liên quan đến các chính sách công ty cũng như các quy định địa phương liên quan đến lĩnh vực hoạt động.
- Ensure all compliance monitoring activities are carried out timely and effectively.
Đảm bảo các hoạt động giám sát tuân thủ được thực hiện kịp thời và hiệu quả.
- Recognize common compliance vulnerabilities and recommend preventive controls to mitigate compliance risks.
Nhận biết các yếu kém trong tuân thủ và khuyến nghị các biện pháp phòng ngừa nhằm giảm thiểu rủi ro tuân thủ.
- Identify and quickly react to all potential and actual breach and propose remedial actions to Compliance Manager, ensure corrective actions have been adequately implemented in accordance with Company's policies, at utmost transparent and non-bias manner.
Xác định và nhanh chóng ứng phó với các sai phạm, tiềm ẩn và thực tế, và đề nghị các biện pháp xử lý thích đáng cho Phụ trách Tuân thủ, đảm bảo các hành động khắc phục được triển khai phù hợp tuân theo các chính sách của công ty, minh bạch tối đa và không thiên vị.
- Coordinate/facilitate change management process to ensure that any new compliance related systems or updated compliance requirements are implemented into the company effectively and in a timely fashion.
Phối hợp/hỗ trợ các thay đổi quy trình nhằm đảm bảo các hệ thống liên quan đến tuân thủ hoặc các cập nhật yêu cầu về tuân thủ được triển khai vào công ty một cách hiệu quả và kịp thời.
- Assist the internal control and process reviews to ensure operating effectiveness and identify gaps for further improvement.
Hỗ trợ soát xét các quy trình và kiểm soát nội bộ để đảm bảo hoạt động hiệu quả và xác định các kẽ hở cần cải thiện thêm.
- Provides periodic compliance reporting to Compliance Manager as plan and on demand.
Báo cáo tuân thủ định kỳ cho Phụ trách Thủ theo kế hoạch và khi cần thiết.
- Support local, regional and global projects on risk management, process improvements and organizational efficiency.
Hỗ trợ các dự án địa phương, vùng và tập đoàn về quản trị rủi ro, cải tiến quy trình và tổ chức hữu hiệu.
Major Duties & Responsibilities:
Công việc và nhiệm vụ cụ thể:
Job holder is required to fully perform all the below mentioned tasks timely, correctly and completely:
Người giữ vị trí này yêu cầu phải thực hiện các nhiệm vụ dưới đây kịp thời, đầy đủ và chính xác:
- Conduct monthly Compliance induction to all new joiners in coordination with HR's induction plan, other ad-hoc trainings to relevant colleagues as needed.
Thực hiện giới thiệu về Tuân thủ cho toàn bộ nhân viên mới vào công ty theo chương trình giới thiệu của HR, các nhiệm vụ đào tạo khác cho đồng nghiệp có liên quan khi cần thiết.
- Perform on-going and periodic reviews of sales and marketing activities, including pre - post up activity review. Identify, reject and report all the activities which are not compliant with company's policies, SOPs and guidelines.
Thực hiện các soát xét liên tục và định kỳ cho các hoạt động bán hàng và tiếp thị, bao bồm việc kiểm tra trước và sau hoạt động. Xác định, từ chối và báo cáo toàn bộ các hoạt động không tuân thủ với các chính sách, quy trình chuẩn và hướng dẫn của công ty.
- Perform spot checks according to monthly/weekly plan of Compliance Manager, report result and follow up on irregularities resolution in accordance with the Company's irregular case management process.
Thực hiện việc kiểm tra đột xuất theo kế hoạch tuần/tháng của Phụ trách Tuân thủ, báo cáo và theo dõi việc xử lý các sai phạm theo Quy trình xử lý các trường hợp sai phạm của công ty.
- Assist Compliance Manager in annual control and process reviews of FKR and FKV, including PU.
Hỗ trợ Phụ trách Tuân thủ thực hiện viện soát xét quy trình và kiểm soát hàng năm cho FKR, FKV bao gồm PU.
- Assist Compliance Manager and other Departments in deploying Compliance related systems into the Company (e.g: SSC, EM 4.0...).
Hỗ trợ Phụ trách Tuân thủ và các phòng ban khác trong việc triển khai các hệ thống liên quan đến tuân thủ vào công ty (vd: SSC, EM 4.0...).
- Coordinate with internal auditors and assist them to conduct internal audit for FKVN and follow up the audit recommendations (CAPA).
Phối hợp với kiểm toán nội bộ, hỗ trợ thực hiện chương trình kiểm toán nội bộ cho FKVN và theo dõi việc thực hiện các khuyến nghị kiểm toán (CAPA).
- Other tasks as assigned by the Compliance Manager.
Các nhiệm vụ khác theo phân công củ Phụ trách Tuân thủ.