1. Soạn thảo và quản lý văn bản:
Tiếp nhận yêu cầu và hỗ trợ soạn thảo các loại văn bản hành chính theo phân công.
Soạn thảo thông báo, công văn, tờ trình, quyết định, biên bản, báo cáo, đề xuất và các văn bản nội bộ khác.
Rà soát nội dung, thể thức, bố cục, chính tả và hình thức trình bày trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Thực hiện định dạng, chuẩn hóa văn bản theo quy định và tiêu chuẩn chung của Công ty.
Hỗ trợ tổng hợp thông tin, số liệu từ các đơn vị/bộ phận để
phục vụ công tác soạn thảo báo cáo và văn bản.
Theo dõi tình trạng xử lý, phê duyệt và phát hành các văn bản theo phân công.
Thực hiện lưu trữ, sắp xếp và quản lý hồ sơ, văn bản của Phòng theo quy định.
2. Hỗ trợ xây dựng và chuẩn hóa quy trình vận hành:
Hỗ trợ thu thập thông tin, khảo sát thực tế và tổng hợp nội dung phục vụ xây dựng các quy trình vận hành (SOP), quy định, hướng dẫn công việc và biểu mẫu.
Phối hợp với các bộ phận chuyên môn để ghi nhận, hệ thống hóa và chuẩn hóa các bước thực hiện công việc.
Hỗ trợ xây dựng sơ đồ quy trình, phân định trách nhiệm của các bên liên quan và xác định đầu vào/đầu ra của từng quy trình.
Rà soát, cập nhật các quy trình, hướng dẫn và biểu mẫu khi có thay đổi về tổ chức, mô hình vận hành hoặc yêu cầu thực tế.
Theo dõi danh mục các quy trình/tài liệu cần xây dựng, cập nhật và trình phê duyệt.
Hỗ trợ chuẩn hóa cách thức trình bày, mã hóa, ban hành và lưu trữ tài liệu quy trình.
Tổng hợp ý kiến góp ý của các đơn vị liên quan và cập nhật nội dung tài liệu theo hướng dẫn của cấp quản lý.
3. Hộ trợ công tác hành chính văn phòng:
Thực hiện các công việc hành chính thường xuyên của Phòng Tổng hợp theo phân công.
Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, phòng họp và các điều kiện cần thiết phục vụ các cuộc họp, hội nghị, chương trình làm việc của Phòng.
Theo dõi lịch công việc, lịch họp và hỗ trợ công tác điều phối nội bộ khi được yêu cầu.
Hỗ trợ quản lý, sắp xếp hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử của Phòng đảm bảo khoa học, dễ tra cứu.
Hỗ trợ theo dõi văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ và các nhu cầu hành chính của Phòng.
Thực hiện nhập liệu, cập nhật và tổng hợp các báo cáo hành chính theo yêu cầu.
Phối hợp với các phòng/ban, đơn vị liên quan trong việc luân chuyển hồ sơ, văn bản và xử lý các công việc hành chính.
4. Các công việc khác:
Hỗ trợ các thành viên Phòng Tổng hợp trong công tác tổng hợp thông tin, chuẩn bị tài liệu và báo cáo.
Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác theo phân công của cấp quản lý.
Chủ động đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến cách thức quản lý văn bản, hồ sơ và quy trình công việc của Phòng.
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học, ưu tiên các chuyên ngành Quản trị hành chính, Quản trị kinh doanh, Luật, Văn thư - Lưu trữ, Quản lý hoặc các chuyên ngành liên quan.
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm thực tập, cộng tác hoặc làm việc trong lĩnh vực hành chính, tổng hợp, văn thư hoặc quản lý quy trình.
Không bắt buộc kinh nghiệm.
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm soạn thảo văn bản, tổng hợp báo cáo, xây dựng quy trình/SOP hoặc thực hiện công tác hành chính văn phòng.
Có khả năng soạn thảo văn bản hành chính rõ ràng, mạch lạc, đúng chính tả và logic.
Có tư duy hệ thống, khả năng tổng hợp và sắp xếp thông tin tốt.
Có khả năng phân tích và mô tả các bước của một quy trình công việc.
Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Word và Excel; biết PowerPoint là lợi thế.
Có kỹ năng quản lý, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
Có kỹ năng giao tiếp và phối hợp với các phòng/ban, đơn vị.
Cẩn thận, tỉ mỉ, chủ động và có tinh thần trách nhiệm cao.
Có khả năng xử lý nhiều đầu việc và đảm bảo tiến độ công việc.
Mức thu nhập thực nhận: 350.000 VNĐ/ngày làm việc.
Thu nhập được tính theo số ngày làm việc thực tế trong tháng.
Thời gian hợp đồng: Từ 06 tháng.
Được hướng dẫn và đào tạo về quy trình phân loại, quản lý và lưu trữ hồ sơ, chứng từ của bộ phận Kế toán.
Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, có cơ hội tích lũy kinh nghiệm thực tế về quản lý hồ sơ, chứng từ và lưu trữ dữ liệu.
Có cơ hội được xem xét tuyển dụng chính thức tại Công ty sau thời gian cộng tác, căn cứ vào kết quả công việc, năng lực, thái độ và nhu cầu nhân sự thực tế của Công ty.
Được ưu tiên xem xét đối với các vị trí phù hợp thuộc lĩnh vực Kế toán, Hành chính, Hồ sơ - Lưu trữ khi có nhu cầu tuyển dụng.