CTV Hành chính (phòng Tổng hợp)

1. Soạn thảo và quản lý văn bản:
Tiếp nhận yêu cầu và hỗ trợ soạn thảo các loại văn bản hành chính theo phân công.
Soạn thảo thông báo, công văn, tờ trình, quyết định, biên bản, báo cáo, đề xuất và các văn bản nội bộ khác.
Rà soát nội dung, thể thức, bố cục, chính tả và hình thức trình bày trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Thực hiện định dạng, chuẩn hóa văn bản theo quy định và tiêu chuẩn chung của Công ty.
Hỗ trợ tổng hợp thông tin, số liệu từ các đơn vị/bộ phận để phục vụ công tác soạn thảo báo cáo và văn bản.
Theo dõi tình trạng xử lý, phê duyệt và phát hành các văn bản theo phân công.
Thực hiện lưu trữ, sắp xếp và quản lý hồ sơ, văn bản của Phòng theo quy định.
2. Hỗ trợ xây dựng và chuẩn hóa quy trình vận hành:
Hỗ trợ thu thập thông tin, khảo sát thực tế và tổng hợp nội dung phục vụ xây dựng các quy trình vận hành (SOP), quy định, hướng dẫn công việc và biểu mẫu.
Phối hợp với các bộ phận chuyên môn để ghi nhận, hệ thống hóa và chuẩn hóa các bước thực hiện công việc.
Hỗ trợ xây dựng sơ đồ quy trình, phân định trách nhiệm của các bên liên quan và xác định đầu vào/đầu ra của từng quy trình.
Rà soát, cập nhật các quy trình, hướng dẫn và biểu mẫu khi có thay đổi về tổ chức, mô hình vận hành hoặc yêu cầu thực tế.
Theo dõi danh mục các quy trình/tài liệu cần xây dựng, cập nhật và trình phê duyệt.
Hỗ trợ chuẩn hóa cách thức trình bày, mã hóa, ban hành và lưu trữ tài liệu quy trình.
Tổng hợp ý kiến góp ý của các đơn vị liên quan và cập nhật nội dung tài liệu theo hướng dẫn của cấp quản lý.
3. Hộ trợ công tác hành chính văn phòng:
Thực hiện các công việc hành chính thường xuyên của Phòng Tổng hợp theo phân công.
Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, phòng họp và các điều kiện cần thiết phục vụ các cuộc họp, hội nghị, chương trình làm việc của Phòng.
Theo dõi lịch công việc, lịch họp và hỗ trợ công tác điều phối nội bộ khi được yêu cầu.
Hỗ trợ quản lý, sắp xếp hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử của Phòng đảm bảo khoa học, dễ tra cứu.
Hỗ trợ theo dõi văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ và các nhu cầu hành chính của Phòng.
Thực hiện nhập liệu, cập nhật và tổng hợp các báo cáo hành chính theo yêu cầu.
Phối hợp với các phòng/ban, đơn vị liên quan trong việc luân chuyển hồ sơ, văn bản và xử lý các công việc hành chính.
4. Các công việc khác:
Hỗ trợ các thành viên Phòng Tổng hợp trong công tác tổng hợp thông tin, chuẩn bị tài liệu và báo cáo.
Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác theo phân công của cấp quản lý.
Chủ động đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến cách thức quản lý văn bản, hồ sơ và quy trình công việc của Phòng.