Director Assistant Cum Project Admin

1. Project Coordination - Điều phối dự án:
- Nắm bắt thông tin, tiến độ và các vấn đề chính của từng dự án.
- Cập nhật và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận Thi công, Thiết kế, QS và các bộ phận liên quan.
- Theo dõi các yêu cầu, vấn đề phát sinh và phối hợp với các bộ phận để xử lý.
- Tổng hợp và báo cáo các vấn đề cần Giám đốc/BOD quyết định.
- Theo dõi các action items sau các cuộc họp dự án.
2. Contract, Payment & Project Commercial Administration:
- Soạn thảo và quản lý hợp đồng.
- Theo dõi tiến độ thanh toán theo từng dự án.
- Gửi và tiếp nhận hồ sơ thanh toán của khách hàng.
- Theo dõi, đôn đốc và thu hồi công nợ.
- Cập nhật và báo cáo công nợ hàng tuần/hàng tháng trên phần mềm.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan để hoàn thiện hồ sơ thanh toán/quyết toán.
3. Tender & Banking Administration:
- Chuẩn bị hồ sơ phục vụ công tác đấu thầu dự án.
- Theo dõi các yêu cầu về hồ sơ, biểu mẫu và thời hạn submission.
- Làm việc với ngân hàng về việc phát hành các hồ sơ liên quan đến đấu thầu, bảo lãnh và quyết toán dự án.
- Theo dõi tình trạng phát hành, bổ sung và hoàn trả các hồ sơ ngân hàng khi cần thiết.
4. Project Document Control & Aecis App:
- Quản lý, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ/thông tin dự án trên server Công ty.
- Kiểm soát việc đặt tên, phân loại và lưu trữ hồ sơ theo quy định.
- Upload, submit và xử lý thông tin trên App cho toàn bộ dự án.
- Quản lý và kiểm soát việc sử dụng Aecis App.
- Đảm bảo dữ liệu dự án trên hệ thống được cập nhật đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn.
5. Customer Relationship & After-Sales:
- Giao tiếp và phối hợp trực tiếp với khách hàng trong quá trình triển khai dự án.
- Tiếp nhận, tổng hợp và theo dõi các yêu cầu của khách hàng.
- Hỗ trợ khách hàng trong các vấn đề liên quan đến thanh toán, bàn giao, bảo hành và bảo trì.
- Chủ động duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng trong và sau dự án.
- Xây dựng sự tin tưởng và hình ảnh chuyên nghiệp của Công ty.
- Ghi nhận phản hồi của khách hàng và phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý.
6. BOD / Management Support:
- Tham gia một số cuộc họp trực tiếp cùng Giám đốc Công ty/BOD với khách hàng và đối tác, tùy theo tính chất đặc thù của từng dự án.
- Hỗ trợ Giám đốc chuẩn bị thông tin, tài liệu và nội dung cần thiết trước cuộc họp.
- Ghi chép, tổng hợp các nội dung và yêu cầu quan trọng sau cuộc họp.
- Theo dõi và cập nhật tình trạng thực hiện các công việc đã thống nhất.
- Hỗ trợ Giám đốc trong việc duy trì và phát triển quan hệ với khách hàng/đối tác quan trọng.
- Thực hiện các công việc phát sinh theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
- Được đào tạo về quy trình, hệ thống và công việc trước khi chính thức đảm nhận vị trí.