Mô tả công việc
- Handling intake, scanning, verification, and storing documents.
Tiếp nhận, quét, kiểm tra và lưu trữ tài liệu.
- Filing and archiving relevant documentation.
Sắp xếp hồ sơ và lưu trữ các tài liệu liên quan.
- Check files, such as contracts, for accuracy and edit them as necessary.
Kiểm tra tính chính xác và chỉnh sửa các hồ sơ, chẳng hạn như hợp đồng, khi cần thiết.
- Review and update technical documents (e.g. manuals and workflows).
Rà soát và cập nhật tài liệu kỹ thuật (ví dụ: hướng dẫn và quy trình công việc).
- Distribute project-related copies to internal teams.
Phân phối các bản sao tài liệu liên quan đến dự án cho các bộ phận nội bộ.
- File documents in physical and digital records.
Lưu hồ sơ dưới dạng bản giấy và bản điện tử.
- Update QA/QC reports as required.
Cập nhật các báo cáo QA/QC theo yêu cầu.
- Distribute new versions of QA documents and recall obsolete versions.
Phân phối phiên bản mới của tài liệu QA và thu hồi các phiên bản lỗi thời.
- Retrieve files for other employees and customers when needed.
Truy xuất hồ sơ cho nhân viên khác và khách hàng khi cần.
- Design templates for documents, file types, and document databases.
Thiết kế mẫu tài liệu, loại hồ sơ và cơ sở dữ liệu tài liệu.
- Prepare ad-hoc project reports as needed.
Lập các báo cáo dự án đột xuất khi cần.
- Control the flow of documents into and out of the department.
Kiểm soát việc luân chuyển tài liệu vào và ra khỏi bộ phận.
- Report errors or developments relating to document storage.
Báo cáo các sai sót hoặc thay đổi liên quan đến việc lưu trữ tài liệu.
- Ensure the secure destruction and disposal of sensitive documents.
Bảo đảm tiêu hủy và xử lý an toàn các tài liệu nhạy cảm.
- Update and maintain document management systems and physical records.
Cập nhật và duy trì hệ thống quản lý tài liệu và hồ sơ bản giấy.
- Maintain the security of confidential documents.
Bảo đảm an toàn và bảo mật cho các tài liệu mật.
- Assist employees in accessing documents through the document management system.
Hỗ trợ nhân viên truy cập tài liệu thông qua hệ thống quản lý tài liệu.
Yêu cầu
- A bachelor's degree in business administration, library management, or records management.
Tốt nghiệp đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh, quản lý thư viện hoặc quản lý hồ sơ.
- At least 2 years of experience in document management, archive management, or records management.
Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong quản lý tài liệu, quản lý lưu trữ hoặc quản lý hồ sơ.
- Knowledge of document management systems such as OneDrive, SharePoint, ONLYOFFICE, DocuWare Cloud, and Rubex.
Có kiến thức về các hệ thống quản lý tài liệu như OneDrive, SharePoint, ONLYOFFICE, DocuWare Cloud và Rubex.
- Excellent command of Microsoft Office applications.
Sử dụng thành thạo các ứng dụng Microsoft Office.
- Excellent typing and report-writing skills.
Có kỹ năng đánh máy và soạn thảo báo cáo tốt.
6. Detail-oriented document organization skills.
Có kỹ năng tổ chức tài liệu cẩn thận, chú trọng đến từng chi tiết.
- Familiarity with relevant regulations governing document retention and handling.
Am hiểu các quy định liên quan đến việc lưu giữ và xử lý tài liệu.
- Ability to proactively manage database changes using software management systems.
Có khả năng chủ động quản lý các thay đổi của cơ sở dữ liệu bằng hệ thống phần mềm quản lý.
- A timely and organized approach to handling queries and tasks.
Có phương pháp xử lý các yêu cầu và nhiệm vụ kịp thời, có tổ chức.
Quyền lợi
Lương: 18-30 triệu/tháng, thỏa thuận theo năng lực, cạnh tranh hơn thị trường.
Ký HĐLĐ, tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
Thưởng hiệu quả công việc, thưởng Lễ/Tết theo chính sách Công ty.
️ Nghỉ phép, nghỉ Lễ/Tết theo quy định.
Hỗ trợ ăn ca.
Môi trường làm việc chuyên nghiệp, cơ hội phát triển và thăng tiến.
Được tham gia các dự án cơ khí, kết cấu thép, Oil & Gas và nâng cao chuyên môn.
Thông tin chung