Document Controller (DC)

- Handling intake, scanning, verification, and storing documents.
Tiếp nhận, quét, kiểm tra và lưu trữ tài liệu.
- Filing and archiving relevant documentation.
Sắp xếp hồ sơ và lưu trữ các tài liệu liên quan.
- Check files, such as contracts, for accuracy and edit them as necessary.
Kiểm tra tính chính xác và chỉnh sửa các hồ sơ, chẳng hạn như hợp đồng, khi cần thiết.
- Review and update technical documents (e.g. manuals and workflows).
Rà soát và cập nhật tài liệu kỹ thuật (ví dụ: hướng dẫn và quy trình công việc).
- Distribute project-related copies to internal teams.
Phân phối các bản sao tài liệu liên quan đến dự án cho các bộ phận nội bộ.
- File documents in physical and digital records.
Lưu hồ sơ dưới dạng bản giấy và bản điện tử.
- Update QA/QC reports as required.
Cập nhật các báo cáo QA/QC theo yêu cầu.
- Distribute new versions of QA documents and recall obsolete versions.
Phân phối phiên bản mới của tài liệu QA và thu hồi các phiên bản lỗi thời.
- Retrieve files for other employees and customers when needed.
Truy xuất hồ sơ cho nhân viên khác và khách hàng khi cần.
- Design templates for documents, file types, and document databases.
Thiết kế mẫu tài liệu, loại hồ sơ và cơ sở dữ liệu tài liệu.
- Prepare ad-hoc project reports as needed.
Lập các báo cáo dự án đột xuất khi cần.
- Control the flow of documents into and out of the department.
Kiểm soát việc luân chuyển tài liệu vào và ra khỏi bộ phận.
- Report errors or developments relating to document storage.
Báo cáo các sai sót hoặc thay đổi liên quan đến việc lưu trữ tài liệu.
- Ensure the secure destruction and disposal of sensitive documents.
Bảo đảm tiêu hủy và xử lý an toàn các tài liệu nhạy cảm.
- Update and maintain document management systems and physical records.
Cập nhật và duy trì hệ thống quản lý tài liệu và hồ sơ bản giấy.
- Maintain the security of confidential documents.
Bảo đảm an toàn và bảo mật cho các tài liệu mật.
- Assist employees in accessing documents through the document management system.
Hỗ trợ nhân viên truy cập tài liệu thông qua hệ thống quản lý tài liệu.