1. Hành chính công tác & Thanh toán:
- Thực hiện đặt vé máy bay, khách sạn và phương tiện di chuyển cho các chuyến công tác trong và ngoài nước.
- Hướng dẫn thủ tục công tác; theo dõi, hỗ trợ thanh toán và quyết toán chi phí.
- Hỗ trợ thủ tục xuất nhập cảnh cho các chuyến công tác nước ngoài.
- Phối hợp các đơn vị liên quan đảm bảo công tác hậu cần đầy đủ, hiệu quả và đúng tiến độ.
2. Visa, Giấy phép lao động & Cư trú:
- Hướng dẫn, tiếp nhận và xử lý hồ sơ Visa, Giấy phép lao động (Work Permit) cho chuyên gia và nhân viên nước ngoài.
- Thực hiện thủ tục cấp mới, gia hạn Thẻ tạm trú (TRC) và các giấy tờ cư trú liên quan.
- Làm việc với cơ quan chức năng và đơn vị dịch vụ trong quá trình xử lý hồ sơ.
- Theo dõi thời hạn Visa, Work Permit, TRC và hồ sơ pháp lý, đảm bảo tuân thủ quy định hiện hành.
3. Trang thiết bị & Điều kiện làm việc:
- Cấp phát đồng phục và theo dõi nhu cầu trang thiết bị
phục vụ đội ngũ kỹ thuật.
- Tiếp nhận và phối hợp xử lý các đề xuất cải thiện môi trường, điều kiện làm việc.
- Tiếp nhận yêu cầu, phản hồi từ kỹ sư/kỹ thuật viên và phối hợp với HR, Hành chính, IT, Tài chính để hỗ trợ xử lý.
4. Gắn kết nhân viên & Đầu mối Nhân sự:
- Hỗ trợ nhân viên trong các trường hợp ốm đau, tai nạn, hiếu hỷ và các tình huống cần hỗ trợ.
- Hỗ trợ các thủ tục liên quan đến nhân sự, đào tạo, đánh giá hiệu quả công việc và phúc lợi.
- Phối hợp tổ chức Team Building, Family Day, Engineering Day và chương trình hội nhập nhân viên mới.
- Thực hiện khảo sát mức độ hài lòng, tổng hợp phản hồi và đề xuất giải pháp nâng cao trải nghiệm nhân viên.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Quản lý trực tiếp/Trưởng đơn vị.
1. Trình độ học vấn:
- Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị Nhân sự, Quản trị Văn phòng, Ngoại ngữ, Du lịch - Khách sạn hoặc các chuyên ngành liên quan.
2. Kinh nghiệm:
- Có từ 01 - 03 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, nhân sự, điều phối hậu cần hoặc các công việc hỗ trợ có liên quan.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong ngành hàng không, dịch vụ mặt đất hoặc môi trường kỹ thuật.
3. Kiến thức/Kỹ năng chuyên môn:
- Hiểu biết về các thủ tục hành chính văn phòng và công tác hậu cần.
- Có kiến thức về thủ tục Visa, Giấy phép lao động (Work Permit), Thẻ tạm trú (TRC) và xuất nhập cảnh.
- Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Hiểu biết về môi trường làm việc kỹ thuật, hàng không và nhu cầu hỗ trợ của đội ngũ kỹ sư, kỹ thuật viên.
4. Ngoại ngữ:
- Có khả năng giao tiếp và viết
tiếng Anh tốt
- TOEIC từ 550 trở lên hoặc chứng chỉ tương đương
5. Yêu cầu khác:
- Có kỹ năng giao tiếp, phối hợp và
hỗ trợ khách hàng nội bộ tốt.
- Có khả năng tổ chức sự kiện và phối hợp hiệu quả với các phòng ban, đơn vị liên quan.
- Chủ động, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm và ý thức bảo mật thông tin cao.
- Có khả năng xử lý tình huống linh hoạt, quản lý thời gian hiệu quả và làm việc tốt dưới áp lực.
- Hiểu biết về phân tích dữ liệu, AI ứng dụng hoặc tự động hóa