Event Coordinator

Event Coordinator - Điều phối viên sự kiện phụ trách triển khai các buổi tiệc, hội nghị và sự kiện trên du thuyền sau khi nhận bàn giao từ bộ phận Kinh doanh. Là đầu mối phối hợp giữa khách hàng, các bộ phận trên tàu và nhà cung cấp trong suốt quá trình tổ chức.
Trước sự kiện
Nhận bàn giao thông tin đã chốt với khách gồm số lượng khách, thực đơn, sơ đồ bàn, khung giờ, kịch bản và các yêu cầu đặc biệt như khách VIP, suất ăn chay hoặc dị ứng thực phẩm.
Lập timeline và checklist, ghi rõ người phụ trách và thời hạn hoàn thành từng hạng mục. Gửi bản cập nhật cuối cho các bộ phận trước sự kiện.
Xác nhận với nhà cung cấp giờ giao nhận, lắp đặt, chạy thử và tháo dỡ. Phối hợp với Kỹ thuật kiểm tra âm thanh, ánh sáng, micro, màn hình và file trình chiếu.
Kiểm tra thực tế khu vực check-in, sơ đồ bàn, biển chỉ dẫn, sân khấu và lối lên xuống tàu. Với tiệc ngoài trời, phối hợp chuẩn bị phương án chuyển vào trong nhà và thống nhất thời điểm ra quyết định.
Trong sự kiện
Brief đội ngũ trước giờ đón khách. Phối hợp Lễ tân và Phục vụ theo dõi số khách thực tế, đón khách VIP và bố trí chỗ ngồi.
Bám sát timeline để báo hiệu cho MC, Kỹ thuật, Bếp và Phục vụ tại các mốc như khai mạc, phát biểu, lên món và biểu diễn. Đối chiếu các mốc với giờ tàu khởi hành và cập bến.
Xử lý các phát sinh tại chỗ như khách đến muộn, đổi bàn hoặc thay đổi thứ tự chương trình. Báo quản lý khi có yêu cầu vượt phạm vi đã thống nhất hoặc cần kích hoạt phương án dự phòng.
Sau sự kiện
Phối hợp hướng dẫn khách rời tàu, kiểm tra đồ thất lạc và bàn giao mặt bằng sau khi nhà cung cấp tháo dỡ.
Ghi nhận phản hồi của khách, tổng hợp các hạng mục phát sinh và bàn giao cho Kinh doanh để đối chiếu với khách hàng.