Executive SecretaryCÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ HẢI SẢN HOÀNG GIA

Vị trí Thư ký Hội đồng Quản trị chịu trách nhiệm hỗ trợ quản lý lịch trình, chuẩn bị tài liệu, ghi biên bản cuộc họp và duy trì liên lạc hiệu quả giữa HĐQT và các phòng ban. Đây là vị trí quan trọng giúp đảm bảo các hoạt động vận hành diễn ra suôn sẻ. Với vai trò này, người đảm nhiệm sẽ có cơ hội học hỏi từ các lãnh đạo cấp cao, phát triển kỹ năng quản lý và hiểu biết sâu rộng về chiến lược điều hành doanh nghiệp.
Các trách nhiệm chính của vị trí này bao gồm:
1. Thực hiện vai trò Đại sứ Ẩm thực Biển Việt Nam và thế giới của HSHG:
• Đam mê thương hiệu HSHG và mong muốn góp phần xây dựng và phát triển thương hiệu, truyền tải định vị thương hiệu và tính cách thương hiệu của HSHG.
• Góp phần tạo dựng môi trường làm việc năng động, thân thiện và chuyên nghiệp phù hợp với giá trị văn hóa và tính cách thương hiệu của HSHG.
2. Hỗ trợ quản lý lịch trình:
• Sắp xếp lịch làm việc: Tổ chức, quản lý và điều phối lịch làm việc hàng ngày, các cuộc họp nội bộ và cuộc họp với đối tác cho HĐQT.
• Chuẩn bị tài liệu và báo cáo: Thu thập, phân tích và chuẩn bị các tài liệu, báo cáo kinh doanh và thông tin thị trường cần thiết cho HĐQT trước các cuộc họp.
• Ghi chép và theo dõi: Tham gia ghi biên bản cuộc họp, lập kế hoạch hành động và theo dõi tiến độ thực hiện của các chỉ đạo từ HĐQT.
3. Hỗ trợ điều phối và liên lạc:
• Duy trì sự kết nối: Đảm bảo thông tin và chỉ đạo từ HĐQT được truyền đạt kịp thời và chính xác đến các phòng ban.
• Xử lý thư từ và văn bản: Quản lý, phân loại và phản hồi thư từ, văn bản, email liên quan đến HĐQT, đảm bảo tính chính xác và chuyên nghiệp.
• Theo dõi tiến độ công việc: Theo dõi và đôn đốc tiến độ các công việc, dự án được HĐQT giao phó cho các phòng ban, đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.
4. Quản lý tài liệu và hồ sơ:
• Quản lý lưu trữ: Xây dựng và duy trì hệ thống lưu trữ tài liệu khoa học và bảo mật, giúp HĐQT dễ dàng truy cập thông tin cần thiết.
• Biên dịch và soạn thảo văn bản: Biên dịch các tài liệu từ tiếng Việt sang tiếng Anh và ngược lại khi cần. Đồng thời soạn thảo các thư mời, văn bản, báo cáo theo yêu cầu.
• Bảo mật thông tin: Đảm bảo các tài liệu, thông tin quan trọng của HĐQT được quản lý một cách bảo mật và an toàn.
5. Hỗ trợ đối ngoại và tiếp đón đối tác:
• Tổ chức đón tiếp đối tác: Sắp xếp lịch trình và hỗ trợ đón tiếp các đối tác, khách hàng khi làm việc với HĐQT, đảm bảo sự chuyên nghiệp và chu đáo.
• Phiên dịch: Thực hiện phiên dịch trong các cuộc họp hoặc sự kiện có sự tham gia của đối tác quốc tế, đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác và rõ ràng.
• Tổ chức sự kiện đối ngoại: Hỗ trợ tổ chức các sự kiện, hội nghị, buổi gặp gỡ của HĐQT với các đối tác chiến lược, góp phần xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài.