Finance & HR Lead (Phụ Trách Tài Chính - Nhân Sự)

Main Responsibilities

Ensure execution of all responsibilities related to financial management, including reviewing financial reports, overseeing expenses in the financial system, processing salary, benefits, taxes, compulsory insurance, and other expenses, recruiting and registering staff, maintaining the office registration, and preparing reports to government.



General

• Oversee finance/administrative staff

• Provide the leadership on financial planning, budgeting & country resource allocation working closely with the Associate Director and Country Director

• Manage the quality implementation of all routine financial functions on time, including QuickBooks entries, monthly financial closing, monthly expenditure reports, budget forecasts, grant tracking, financial documentation, advances tracking and settlement, payroll and benefits processing, and tax payments and documentation



Legal, compliance & risk management

• Support in preparing for audits

• Support compliance with donor financial reporting requirements

• Support compliance with existing financial policies and procedures and update those policies as needed based on audit reports or best practices in coordination with finance team in Boston

• Monitor the finance manual against audit comments, best practice etc. and recommend changes to the controller where appropriate, to promote effectiveness.

• Ensure follow-up with audit observations in the region

• Conduct spot checks in the main office to ensure financial compliance and that internal controls are working

• Raise awareness of the finance team, Associate Director and Country Director on areas of risk or concern

• Promote professional development amongst finance team through coaching and mentoring



Nhiệm vụ chính

Đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến quản lý tài chính, bao gồm xem xét các báo cáo tài chính, giám sát các chi phí trong hệ thống tài chính, tiền lương, phúc lợi, thuế, bảo hiểm bắt buộc và các chi phí khác, tuyển dụng và đăng ký nhân viên, duy trì hoạt động văn phòng và chuẩn bị các báo cáo cho cơ quan nhà nước.



Tổng quan

• Quản lý nhân sự tài chính/hành chính

• Quản lý việc lập kế hoạch tài chính, ngân sách và phân bổ nguồn lực quốc gia trên cơ sở phối hợp chặt chẽ với Phó Giám đốc và Giám đốc Quốc gia

• Chịu trách nhiệm về chất lượng, tiến độ thực hiện các công việc tài chính thường quy, bao gồm nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán QuickBooks, lập báo cáo tài chính và báo cáo chi phí hàng tháng, lập ngân sách dự toán, theo dõi các khoản tài trợ, lưu trữ chứng từ tài chính kế toán, theo dõi và quyết toán tạm ứng, thanh toán tiền lương và phúc lợi, thuế và lưu trữ chứng từ.



Quản lý rủi ro, tính pháp lý và tính tuân thủ

• Hỗ trợ trong việc chuẩn bị cho các đợt kiểm toán

• Hỗ trợ đảm bảo tính tuân thủ theo các yêu cầu về báo cáo tài chính của các nhà tài trợ • Hỗ trợ việc tuân thủ các chính sách và thủ tục tài chính hiện có và cập nhật các chính sách khi cần dựa trên các báo cáo kiểm toán hoặc các hoạt động thực tiễn, có sự phối hợp với nhóm tài chính ở Boston

• Xây dựng, cập nhật Quy định Tài chính nội bộ dựa trên các ý kiến đánh giá kiểm toán, các hoạt động thực tiễn, v.v... và đề xuất các thay đổi đối với ban điều hành nếu phù hợp nhằm thúc đẩy tính hiệu quả trong công việc

• Đảm bảo theo sát các đợt đánh giá kiểm toán trong khu vực

• Thực hiện kiểm tra tại chỗ tại văn phòng để đảm bảo tính tuân thủ của các hoạt động tài chính và các kiểm soát nội bộ hiện có

• Dự báo, phát hiện, báo cáo kịp thời cho nhóm tài chính, Phó Giám đốc và Giám đốc Quốc gia về các lĩnh vực mang tính rủi ro hoặc các vấn đề cần quan tâm

• Nâng cao kiến thức chuyên môn cho nhóm tài chính thông qua các buổi tập huấn hoặc tư vấn