General Affairs & Administration Executive (GA Executive)

POSITION OVERVIEW
• Vị trí này chịu trách nhiệm hỗ trợ các hoạt động hành chính và vận hành hàng ngày của Văn phòng Đại diện GC Biopharma tại Việt Nam./ This position is mainly responsible for supporting the daily office operation and general affairs of the Vietnam Representative Office
• Nhân sự sẽ hỗ trợ các công việc hành chính tài chính cơ bản, hành chính nhân sự và hỗ trợ Trưởng Đại diện trong quá trình vận hành Văn phòng Đại diện./ The role will also support finance administration, employee administration, and administrative support for the Chief Representative and Representative Office operation.
• Đây không phải là vị trí quản lý cấp cao và không yêu cầu trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn về kế toán, thuế, tính lương hoặc pháp lý. Trọng tâm của vị trí là hỗ trợ vận hành Văn phòng Đại diện thông qua các công việc hành chính và điều phối hồ sơ, chứng từ./ This is not a senior-level position and does not require the candidate to directly handle specialized accounting, tax, payroll calculation, or legal matters. The primary responsibility is to support smooth office operation through practical administrative work and document coordination.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC / JOB RESPONSIBILITIES
1. Hành chính và vận hành văn phòng / Administration & Office Operations
• Hỗ trợ vận hành văn phòng hàng ngày, quản lý văn phòng phẩm, hồ sơ tài liệu, cơ sở vật chất và các công việc hành chính chung/ Support daily office operation, office supplies, document management, facilities, and general administrative matters.
• Hỗ trợ sắp xếp cuộc họp, tiếp đón khách, công tác, chuyển phát và các hoạt động liên quan đến văn phòng./ Assist with meetings, visitors, business trips, courier arrangements, and other office-related activities.
2. Hỗ trợ hành chính tài chính và ngân hàng/ Finance & Bank Administration Support
• Hỗ trợ chuẩn bị chứng từ chi phí, đề nghị thanh toán, hồ sơ hoàn ứng và theo dõi chi phí hàng tháng./ Support expense documentation, payment requests, reimbursement records, and monthly expense tracking.
• Hỗ trợ các thủ tục hành chính liên quan đến ngân hàng và chuẩn bị hồ sơ phục vụ đơn vị dịch vụ kế toán, tiền lương/ Assist with banking administration matters and preparation of supporting documents required by accounting and payroll service providers.
3. Hỗ trợ hành chính nhân sự/ HR & Employee Administration
• Quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, nghỉ phép và các hồ sơ nhân sự liên quan/ Maintain employee records, attendance records, leave records, and other HR-related documentation.
• Hỗ trợ các chương trình phúc lợi, khám sức khỏe định kỳ và hoạt động chăm sóc nhân viên/ Support employee benefits administration, health check-up programs, and employee welfare activities.
• Phối hợp với các đơn vị dịch vụ liên quan đến tiền lương và hồ sơ nhân sự / Coordinate with external service providers regarding payroll administration and employee-related documentation.
4. Hỗ trợ Trưởng Đại diện và Văn phòng Đại diện/ Chief Representative & Representative Office Support
• Hỗ trợ các công việc hành chính cho Trưởng Đại diện / Provide administrative support to the Chief Representative.
• Hỗ trợ trao đổi thông tin giữa Trụ sở chính, nhân viên địa phương, nhà cung cấp dịch vụ và các bên liên quan / Coordinate communication between Headquarters, local employees, service providers, and external stakeholders.
• Hỗ trợ các thủ tục hành chính liên quan đến visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú và nhân sự nước ngoài khi cần / Support administrative procedures related to visas, work permits, temporary residence cards (TRC), and expatriate administration when required.
• Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công của Trưởng Đại diện/ Perform other administrative duties assigned by the Chief Representative.