1. Quản lý và điều hành
Chịu trách nhiệm phát triển hệ thống điều hành và quản lý hành chính cho văn phòng quản lý. Hỗ trợ trưởng bộ phận các phòng ban khác trong việc thiết lập hệ thống điều hành và quản lý hành chính của họ.
Chuẩn bị thư từ, báo cáo cùng các tài liệu liên quan khác.
Đại diện Ban Quản Trị giải quyết các vấn đề có liên quan.
Lưu trữ các hồ sơ thông tin liên quan đến bảo hiểm và tham gia yêu cầu bảo hiểm đền bù cùng với Ban Quản Trị
Giữ thông tin liên lạc với nhân viên, nhà thầu, khách thuê cũng như các đối tượng khác để đảm bào tòa nhà hoạt động hiệu quả, và giải quyết các sự cố khi cần thiết.
Chuẩn bị mọi báo cáo quản lý nộp cho Ban Giám Đốc. Các báo cáo bao gồm những quyết định trong quá trình điều hành, quản lý cùng bảng tóm tắt các chi tiêu hàng tháng của Tòa nhà.
Tổ chức, tham dự các buổi họp với trưởng các phòng ban và
nhân viên văn phòng quản lý
2. Quản lý nguồn nhân lực
Phác thảo các bảng miêu tả nội dung công việc cùng các kế hoạch huấn luyện cho nhân viên khi cần thiết.
Thực hiện và duy trì cấu trúc sơ đồ tổ chức, huấn luyện nhân viên về các quá trình hoạt động điều hành và quản lý trong Tòa nhà.
Kiểm soát quá trình tuyển chọn nhân viên, phỏng vấn hay hết thúc hợp đồng với nhân viên.
Quản lý việc giám sát, kỷ luật, đánh giá, quản lý nhân viên, quản lý lịch làm việc, nghỉ phép, nghỉ bệnh.
3. Nội quy, chính sách và quy trình
Thiết lập các nội quy và các quy trình cho Cư dân, nhân viên, các nhà thầu, cùng các thành phần khác. Điều này bao gồm sổ tay hướng dẫn dành cho Cư dân, sổ tay nhân viên.
Đảm bảo rằng khách thuê tuân thủ và thực hiện đầy đủ nội quy và trách nhiệm như đã thỏa thuận trong hợp đồng thuê.
4. Quản lý hoạt động Cơ điện
Thực hiện công việc quản lý, đánh giá để cải tiến các thiết bị và giám sát bộ phận Cơ điện để nắm rõ các hoạt động bảo trì trong Tòa nhà.
Tư vấn, đề xuất với Chủ đầu tư liên quan đến các hoạt động sửa chữa, bảo trì
Phối hợp hoạt động với
Kỹ Sư Trưởng để trông coi và thu xếp các kế hoạch để duy trì các dịch vụ chung.
Đề xuất danh sách các máy móc, trang thiết bị cần thiết cho Tòa nhà trong quá trình vận hành.
Đảm bảo rằng các nhà thầu thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ như đã thỏa thuận trong hợp đồng.
5. Kế toán và tài chính
Quản lý tài chính kế toán để có kế hoạch thu chi hiệu quả.
Xây dựng ngân sách hoạt động hàng năm cho Tòa nhà, với sự hỗ trợ của bộ phận kế toán của Ban Quản Trị.
Giám sát và quản lý mọi chi phí hoạt động và chi phí quản lý để đảm bảo chi phí này phù hợp với ngân sách hoạt động hàng năm
Lưu giữ và cung cấp những báo cáo tài chính định kỳ cũng như các báo cáo quản lý cho Ban Quản Trị.
6. Quan hệ khách hàng
Hỗ trợ nhân viên Ban Quản lý khi cần thiết để đảm bảo luôn luôn giữ mối quan hệ tốt đẹp với Cư dân.
Trực tiếp giải quyết các vấn đề liên quan đến Cư dân khi cần thiết
Tham gia huấn luyện nhân viên Ban Quản lý trong việc giao tiếp với Cư dân cũng như trong giải quyết vấn đề.
Ghi nhận lại bất kỳ phàn nàn nào liên quan đến tòa nhà và đảm bảo các phàn nàn này được giải quyết ổn thỏa và đúng lúc cũng như báo cáo ngay lập tức những vấn đề phát sinh cho Ban Quản Trị
Tốt nghiệp trường đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh, hoặc quản trị khách sạn, hoặc quản trị tòa nhà hoặc chuyên ngành kỹ thuật.
Có chứng chỉ, bằng cấp quản lý tòa nhà
Có kiến thức chuyên sâu công việc quản lý tòa nhà.
Có khả năng lập kế hoạch.
Có hiểu biết về hệ thống cơ điện trong tòa nhà và các vấn đề kỹ thuật liên quan đến tòa nhà.
Có kỹ năng quản lý tốt.
Kỹ năng giám sát, phân tích, trình bày, thuyết trình, giao tiếp, thuyết phục.
Giao tiếp lưu loát, rõ ràng
Chịu được áp lực công việc