1. Lập kế hoạch vận hành chuỗi bán lẻ ngắn hạn và dài hạn
Trực tiếp tổng hợp số liệu, nghiên cứu, phân tích và đề xuất những kế hoạch vận hành chuỗi bán lẻ trong toàn bộ hệ thống. Bản kế hoạch sẽ:
- Phân ra theo giai đoạn ngắn hạn và dài hạn
- Bao hàm nhiều nội dung, chỉ tiêu phải đạt được
- Những phương án dự phòng cho những tình huống, sự cố ngoài dự kiến
- Trực tiếp giám đốc chuỗi bán lẻ sẽ trình bày trước ban lãnh đạo phê duyệt.
2. Triển khai kế hoạch đã được phê duyệt
Trên cơ sở những kế hoạch đã phê duyệt, giám đốc chuỗi bán lẻ sẽ họp cùng các trưởng phòng chuyên trách, phân công nhiệm vụ và những chỉ tiêu phải đáp ứng.
- Đảm bảo tất cả các trưởng phòng đều hiểu rõ mục tiêu doanh nghiệp đề ra.
- Trực tiếp tham gia những buổi họp triển khai của trưởng phòng ban, đảm bảo việc truyền đạt không bị sai lệch chủ trương.
- Liên tục kiểm tra, giám sát quá trình triển khai thực hiện, bằng phương thức trực tiếp hoặc thông qua những bản báo cáo định kỳ.
- Kịp thời phát hiện, xử lý những sự cố, đảm bảo kế hoạch diễn ra hiệu quả nhất
3. Thiết lập mối quan hệ với nhà cung ứng
Dù hệ thống chuỗi bán lẻ lớn hay nhỏ thì vai trò của nhà cung ứng đều rất quan trọng. Giữ liên lạc thường xuyên, định kỳ ghé thăm, thương thảo những điều khoản hợp tác... là nhiệm vụ mà giám đốc sẽ phải thực hiện.
Đồng thời việc xây dựng những mối quan hệ với các nhà cung ứng mới như một hình thức dự phòng cũng là điều giám đốc phải lên kế hoạch và cùng trưởng phòng đối ngoại triển khai.
Định kỳ mỗi năm hoặc 6 tháng/lần, giám đốc sẽ kết hợp cùng phòng nhóm tài chính, phòng bán hàng và phòng sản xuất để lên danh sách những nhà cung cấp và nhà phân phối có hiệu suất làm việc tốt nhất.
4. Xác định KPI đánh giá trong chuỗi bán lẻ
Hệ thống đánh giá KPI sẽ được xây dựng cho tất cả bộ phận thuộc chuỗi bán lẻ, bao gồm :
- Quản lý cửa hàng
- Đội ngũ bán hàng, chăm sóc khách hàng, nghiên cứu thị trường...
- Đội ngũ vận chuyển, kho lưu trữ, thống kê số liệu nhập tồn hàng...
Đây là cơ sở quan trọng cho việc đánh giá, đề bạt, khen thưởng, vì vậy cần xây dựng chuẩn, phù hợp từng bộ phận, có tính chất khích lệ tinh thần làm việc tất cả nhân sự.
5. Tuyển dụng, sa thải nhân sự
Mọi nhu cầu bổ sung, sa thải, thuyên chuyển nhân lực đều sẽ thông qua giám đốc chuỗi bán lẻ trước khi gửi đến phòng nhân sự.
Đồng nghĩa, giám đốc chuỗi bán lẻ phải kiểm tra lại tính sát thực của nhu cầu và đề xuất về nhân sự từ các trưởng phòng hoặc trưởng bộ phận. Việc kiểm tra phải minh bạch, nhân văn, đảm bảo không gây sự bất mãn trong tập thể làm ảnh hưởng môi trường làm việc.
6. Đào tạo nhân viên chuỗi bán lẻ
Trực tiếp đào tạo nhân viên sẽ do trưởng phòng đào tạo phụ trách.
Vai trò của giám đốc chuỗi bán lẻ trong nhiệm vụ này là:
- Phối hợp soạn thảo và phê duyệt giáo trình huấn luyện, đào tạo.
- Tạo điều kiện về thời gian và không gian cho công tác đào tạo
- Kiểm tra, đánh giá kết quả đào tạo và phân bổ nhân sự hợp lý.
7. Giải quyết mâu thuẫn nội bộ chuỗi bán lẻ
Những mâu thuẫn đến tay giám đốc chuỗi bán lẻ đều là những sự vụ ở tầm vĩ mô, có tính chất nghiêm trọng. Đó có thể là những khó khăn liên quan đến:
- Đối tác cung ứng vi phạm hợp đồng
- Khách hàng phản ánh thái độ của nhân viên lên báo đài
- Sự cố hy hữu gây trì hoãn quá trình triển khai kế hoạch, ví dụ : dịch bệnh Covid-19, bão lũ lớn...
8. Báo cáo kết quả hoạt động chuỗi bán lẻ
Định kỳ quý và năm, giám đốc sẽ thực hiện các bản báo cáo kết quả hoạt động, triển khai kế hoạch chuỗi bán lẻ với ban lãnh đạo.
Những thành tích cũng như thất bại sẽ được giải trình. Việc khen thưởng hay chịu trách nhiệm của giám đốc cũng sẽ được ban lãnh đạo quyết định qua những kết quả thực tế đạt được.