Position Summary/ Tổng quan vị trí:
- To ensures the buildings and grounds of school are maintained, serviced and well managed/ Đảm bảo cơ sở vật chất nhà trường được quản lý, vận hành và bảo trì tốt.
- The overall responsibility for the Whole School Maintenance Team Leader is to ensure the smooth operation of school facilities and team/ Nhiệm vụ chính của Trưởng nhóm bảo trì toàn hệ thống trường TH School là đảm bảo hoạt động liên tục có hiệu quả của hệ thống kỹ thuật trường học và nhóm bảo trì
Key Responsibilities/Chi tiết công việc:
Strategic planning and day-to-day operations, especially related to buildings and facilities. Potential areas of responsibility include/ Lập kế hoạch chiến lược và hoạt động hàng ngày, đặc biệt liên quan đến các tòa nhà và cơ sở. Các lĩnh vực chịu trách nhiệm bao gồm:
1. Maintenance of safe and healthy working environment in the school/ Duy trì các điều kiện an toàn - sức khỏe trong khu vực trường học
- Manage the upkeep of facilities and equipment as well as managing supplies to meet health and safety standards/ Quản lý việc bảo trì cơ sở vật chất và thiết bị cũng như
quản lý vật tư để đáp ứng các tiêu chuẩn về sức khỏe và an toàn
- Supervise and have daily school tour to inspect and undertake safe and health condition in compliance with regulated standards. Inspecting against designated checklist, filing reports for later reference as per request./ Thực hiện các chuyến kiểm tra thực địa hàng ngày, đảm bảo điều kiện an toàn, sức khỏe trong khu vực trường học. Kiểm tra theo danh sách đã lập, lưu trữ báo cáo để tham chiếu khi có yêu cầu.
- Timely take care of fire alarm and fire fighting system (and related documents/records of the system) to ensure properly and continuously working/ Thường xuyên kiểm tra đảm bảo hệ thống báo cháy và chữa cháy nội bộ (cùng các tài liệu và hồ sơ lien quan) để có thể hoạt động tốt và lien tục.
2. Maintenance of the school system/ Bảo trì hệ thống nhà trường
- Plan and coordinate all installations and refurbishments/ Lập kế hoạch và điều phối tất cả việc thi công và bảo trì
- Inspect buildings' structures to determine the need for repairs or renovations/ Kiểm tra cấu trúc của tòa nhà để xác định nhu cầu sửa chữa hoặc cải tạo
- Management of school technical system, making operation and maintenance plans and procedure as per regulation and in full compliance with the consulting board's or producer's warnings. Undertaking all maintenance activities to be conducted in safe and adequate manner at all time; filing all relating reports and minutes/ Quản lý hệ thống kỹ thuật của trường học, lập các kế hoạch, quy trình vận hành, bảo dưỡng đúng chế độ cũng như tuân thủ các khuyến cáo của nhà sản xuất hoặc phía tư vấn. Đảm bảo các công việc liên quan đến bảo trì, bảo dưỡng tài sản, cơ sở vật chất phải được tiến hành đúng, an toàn vào mọi thời điểm; lưu trữ đầy đủ biểu mẫu, báo cáo liên quan.
- Storage of materials related to the technical system as well as maintenance of the constructed buildings/ Lưu trữ các vật tư liên quan đến hệ thống kỹ thuật cũng như phần duy tu hoàn thiện xây dựng của tòa nhà.
- Planning of repairs, maintenance and operation services as per plan and request/ Lên kế hoạch sắp xếp công việc sửa chữa, bảo dưỡng, các dịch vụ vận hành theo kế hoạch và theo chỉ thị của Lãnh đạo.
- Regularly inspecting the school infrastructure system to undertake the efficient operation and maintenance as per regulations/ Tổ chức thường xuyên các đợt kiểm tra hệ thống Cơ sở vật chất nhà trường để đảm bảo các hệ thống vận hành hiệu quả, được duy trì sửa chữa theo đúng tiêu chuẩn.
- Actively joining to handle with arising problems in building operation and others i.e fire protection, disaster and flood prevention, etc./ Chủ động tham gia giải quyết các sự cố liên quan đến vấn đề kỹ thuật trong lĩnh vực vận hành tòa nhà cũng như phòng chống cháy nổ, thiên tai, bão lụt...
- Participating in and monitoring all work involved in the school infrastructure including pathway, public areas, in-and-out entry, procedure of security, fire protection and sanitation, use of the elevator, parking areas, trees, etc. / Tham gia và giám sát các hoạt động liên quan đến cơ sở vật chất nhà trường, bao gồm việc sử dụng lối đi chung, các khu vực công cộng, kiểm soát việc ra vào, các qui trình an ninh, pccc, vệ sinh môi trường, việc sử dụng thang máy, khu vực để xe, cây cảnh...
- Management and filing all documents of the school technical system/ Quản lý, lưu trữ tốt các tài liệu liên quan đến hệ thống kỹ thuật của nhà trường.
- Well-cooperating with external boards and local authorities as well as other internal Departments, assisting all work as assigned/ Hợp tác tốt với các ban ngành liên quan cũng như địa phương và với các bộ phận khác, trợ giúp với bất cứ nhiệm vụ nào được giao.
3. Management of Contractors' work in site/ Quản lý hoạt động của Nhà thầu hoạt động tại trường
- Circulating working plan of the contractors/ Điều phối kế hoạch hoạt động của nhà thầu
- Manage and monitor workers' work in the school including cleaning and security staff/ Quản lý và
giám sát nhân sự nhà thầu tham gia công tác trong khu vực trường học bao gồm nhân viên vệ sinh và an ninh
- Establishing and maintaining the procedure of monitoring contractors including papers, documents and template of involvement/ Xây dựng, duy trì quy trình quản lý nhà thầu bao gồm các loại giấy tờ, biểu mẫu, báo cáo liên quan.
- Ability to source and manage subcontractors/ Khả năng tìm nguồn và quản lý các nhà thầu phụ
4. Management of the school properties/ Quản lý tài sản nhà trường
- Inventory and management of the school properties including supervision, monitoring, delivery and utilization in site/ Thống kê, quản lý tài sản nhà trường bao gồm theo dõi, giám sát,
giao nhận và sử dụng tại trường.
5. Management of energy consumption and maintenance costs/ Quản lý giám sát định mức tiêu thụ năng lượng và chi phí bảo trì tại trường
- Review utilities consumption and strive to minimize costs/ Xem xét mức tiêu thụ tiện ích và cố gắng giảm thiểu chi phí
- Closely monitoring consumption of electricity, water, etc. as per procedure/ Tổ chức giám sát chặt chẽ việc tiêu thụ điện, nước ... theo quy trình.
- Undertaking accurate record of daily eplectricity and water consumption, making weekly and monthly report; then propose action to reduce cost if possible/ Đảm bảo ghi chính xác chỉ số tiêu thụ điện, nước hàng ngày, lập báo cáo từng tuần và tổng hợp tháng; đề xuất hành động tiết kiệm nếu có thể
6. Management of school facilities team and other tasks/ Quản lý nhóm bảo trì tại trường và các công việc khác
- Plan, organize, supervise and report daily work of staff/ Lập kế hoạch, tổ chức, giám sát và báo cáo công việc hàng ngày của nhân viên.
- Provide training on related work to staff if necessary/ Đào tạo nhân viên về các công việc chuyên môn nếu cần thiết
- Approve staff on leave/ Phê duyệt nhân viên nghỉ phép
- Report staff's absence, leave/ Báo cáo về vắng mặt, nghỉ phép
- Establish and follow assigned team objective timely/ Thiết lập và theo dõi các mục tiêu được giao về hoạt động của nhóm một cách thường xuyên
7. Other tasks/ Nhiệm vụ khác:
- Handle facility insurance plans and service contract/ Xử lý các gói bảo hiểm cơ sở và hợp đồng dịch vụ
- Control activities like parking space allocation, waste disposal, building security etc/ Kiểm soát các hoạt động như phân bổ chỗ đậu xe, xử lý chất thải, an ninh tòa nhà....
- Record facility expenditures, repair records, and cost estimates/ Ghi lại chi phí cơ sở vật chất, hồ sơ sửa chữa và ước tính chi phí
- Perform analysis and forecasting for facility budgeting/ Thực hiện phân tích và dự báo cho việc lập ngân sách cơ sở
- Procurement and contract management/ Quản lý mua sắm và hợp đồng
- Space management/ Quản lý không gian
- Utilities and communications infrastructure/ Cơ sở hạ tầng tiện ích và thông tin liên lạc
- Other tasks as assigned BOM/ Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của BOM