Hành Chính Nhân Sự Tổng Hợp

I. Quản lý nhân viên công ty
+ Theo dõi và quản lý lịch làm việc của Nhân sự trong công ty.
+ Theo dõi, quản lý và cập nhật hồ sơ nhân sự
+ Điều hành, cập nhật hệ thống lương thưởng, đãi ngộ
II. Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng :
- Nhân viên Hành chính nhân sự có trách nhiệm tổng hợp ý kiến và nhu cầu của các phòng ban.
- Lập kế hoạch tuyển dụng để trình lên Trưởng phòng.
- Đăng bài tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ của các ứng viên.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan, chọn ra những ứng viên phù hợp.
- Tiếp cận và sơ lọc thông tin từng ứng viên qua trao đổi điện thoại.
- Gửi thông báo, soạn thảo hợp đồng lao động tới những ứng viên đã trúng tuyển.
- Đánh giá kết quả trong báo cáo trình lên trưởng phòng.
- Đào tạo hội nhập, hòa nhập cũng như hướng dẫn, giới thiệu cho nhân viên mới về các chính sách, quy định nhân
sự của công ty.
- Bàn giao nhân sự mới với quản lý trực tiếp của nhân sự mới này.
III. Tổ chức, thực hiện các kế hoạch đào tạo
- Lập kế hoạch đào tạo từng đối tượng lao động từ các nhu cầu đào tạo, trình lên trưởng phòng.
- Lựa chọn và liên hệ với cơ sở đào tạo dựa trên các đề xuất.
- Thực hiện giám sát các chương trình đào tạo, giúp đỡ các bạn nhân viên cũng như các tổ thi công nâng cao trình
độ tay nghề làm việc.
Các công việc hành chính hằng ngày:
Tiếp nhận và gửi đi công văn, giấy tờ của công ty.
Tiếp nhận cuộc gọi chuyển đến các phòng ban trong công ty.
Soạn thảo văn bản, quy chế và hợp đồng theo phân công Ban lãnh đạo công ty.
Có nghĩa vụ chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết khi cần thiết hoặc có yêu cầu.
Lưu trữ, sắp xếp thông tin công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan.
Kiểm kê và quản lý tài sản định kỳ.
Tổ chức các sự kiện tại công ty như tiếp đón khách, sắp xếp cuộc họp trong công ty, tổ chức liên hoan, du lịch, tất niên, sinh nhật, khen thưởng.
Quản lý vệ sinh, văn hóa tại văn phòng công ty.
Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm khi phát sinh nhu cầu từ các phòng ban.
Điều phối xe, đặt vé máy bay, khách sạn, đặt lịch họp với đối tác, v.v
Thực hiện các thủ tục xin visa cho nhân sự nước ngoài tại công ty.
IV. Quản lý chi tiêu chi phí hành chính của công ty:
- Chi phí hành chính bao gồm: phí điện thoại, taxi, chuyển phát nhanh, văn phòng phẩm, mực in, tiền điện nước,
tiền cáp internet, tiền thuê văn phòng, tiền thuê căn hộ cho chuyên gia, chi phí tiếp khách, ... đều sẽ gửi hóa đơn
về cho chuyên viên hành chính tổng hợp.
- Việc tổng hợp, phê duyệt và thanh toán cho các bên liên quan sẽ được tiến hành theo từng tháng.
- Thực hiện công tác lễ tân khi được yêu cầu như đón tiếp khách, hỗ trợ trong các buổi họp / Event, nghe và nhận
cuộc gọi liên hệ với doanh nghiệp, đặt lịch công tác / lịch hẹn cho sếp, ..
V. Quản lý thông tin, dự liệu tổng hợp:
- Phụ trách Photocopy, các vấn đề in ấn trong doanh nghiệp (giấy, mực, gọi kỹ thuật sửa chữa máy in khi máy
hỏng, ...), văn phòng phẩm (bảng, máy chiếu, ...).
- Phụ trách mua sắm các tài sản, thiết bị hay đồ dùng thông thường trong doanh nghiệp.
- Quản lý cơ sở vật chất bằng cách lưu trữ các hóa đơn, chứng từ, hợp đồng có liên quan tới mua bán, thuê, mượn
cơ sở vật chất, máy móc thiết bị trong công ty.