Hành Chính Nhân Sự

3.1 Công việc hàng ngày
3.1.1 Công tác hành chính
Tổ chức thực hiện và giám sát chất lượng công việc đối với Công tác Hành chính quản trị bao gồm: công tác lễ tân, quản lý văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu, quản lý con dấu, công tác hậu cần mọi hoạt động, sự kiện của Công ty, công tác mua sắm, quản lý tài sản Công ty, công tác an ninh, an toàn lao động...
Thực hiện công tác giám sát / đánh giá việc giữ gìn vệ sinh, bày biện,trang trí nơi làm việc của các phòng ban nhằm đảm bảo hình ảnh, văn hoá của doanh nghiệp.
Hỗ trợ quản lý hoạt động tòa nhà văn phòng: xử lý các vấn đề phát sinh đảm bảo hoạt động của văn phòng xuyên suốt;
Quản lý các chi phí hành chính của doanh nghiệp:
Thống kê quản lý các nguồn chi phí: chuyển phát nhanh, hóa đơn điện nước, điện thoại, internet, thuê văn phòng, văn phòng phẩm, mực in, giấy in, photo, chứng thực, lệ phí, vệ sinh, tiếp khách...
Tổng hợp, lập dự trù, thực hiện mua sắm văn phòng phẩm, vật dụng vệ sinh, đồng phục, trang bị dụng cụ phục vụ nhu cầu họat động của Công ty;
Liên hệ nhà cung cấp để yêu cầu sữa chữa các thiết bị máy móc trong Công ty khi có hỏng hóc; Lên kế hoạch và thực hiện việc bảo trì, bảo dưỡng định kỳ.
Theo dõi, quản lý, bàn giao, nhận bàn giao các thiết bị, máy móc thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đến các bộ phận hoặc nhân sự liên quan
Theo dõi việc cấp phát, thu hồi đồng phục nhân viên đúng qui định;
Triển khai tổ chức và kiểm soát thực hiện các nghiệp vụ liên quan của công tác pháp chế: tư vấn pháp luật; soạn thảo, rà soát và thẩm định văn bản quy định nội bộ; thực hiện các công tác pháp lý khác khi có nhu cầu phát sinh.
3.1.2 Công tác nhân sự
Quản lý chấm công, thực hiện nội quy, nề nếp thời gian làm việc của toàn nhân viên trong Công ty
Quản lý, cập nhật danh sách thông tin nhân viên. Theo dõi cập nhật lưu trữ hồ sơ cá nhân, quá trình công tác, điều chuyển, bổ nhiệm, tăng lương của nhân viên;
Giải quyết các chế độ nghỉ việc, thôi việc, chế độ lương theo quy định của Công ty và Luật Lao động;
Lập các quyết định, thông báo liên quan nhân sự, theo yêu cầu của Trưởng bộ phận;
Quản lý, soạn thảo, theo dõi hợp đồng lao động; thực hiện thủ tục ký và tái ký HĐLĐ với nhân viên;
Đăng ký danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo quyết định tăng giảm lương và tăng giảm lao động tại Công ty;
Đăng ký gia nhập công đoàn và tham gia giải quyết các tranh chấp có liên quan đến người lao động;
Thực hiện làm thủ tục BHXH, KPCĐ đề xuất phương án và xử lý khi phát sinh các vấn đề liên quan đến bảo hiểm và người lao động.
3.1.3 Công tác tuyển dụng, đào tạo
Thực hiện các công tác tuyển dụng: sàn lọc hồ sơ ứng viên theo đúng yêu cầu Trưởng phòng giao phó. Liên lạc mời ứng viên phỏng vấn, hướng dẫn các ứng cử viên thực hiện các thủ tục trong buổi phỏng vấn;
Hướng dẫn nhân sự mới nhận việc và thực hiện các thủ tục liên quan giúp nhân sự mới hội nhập và làm việc hiệu quả;
3.1.4 Công tác chế độ, phúc lợi nhân sự
Đề xuất chi phí tổ chức các ngày lễ, kỷ niệm, gặp mặt, thăm hỏi cho nhân viên theo qui định của chính sách phúc lợi tại Công ty;
Cập nhật văn bản Nhà nước liên quan đến chế độ chính sách, bảo hiểm, luật lao động;
Tham mưu, tư vấn cho cấp quản lý trong việc giải quyết quan hệ lao động với Người lao động;
3.1.4 Công tác ngoại giao, tiếp khách
Thống kê, cung cấp và giải trình các dữ liệu khi có các yêu cầu đột xuất của cấp trên hay cơ quan nhà nước.
Thực hiện công tác chuẩn bị, tổ chức hội thảo, cuộc họp và tiếp khách
Các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên
3.2 Nghiệp vụ hàng tháng
Tính lương và chi phí, bảo hiểm, doanh số và các khoản phụ cấp, thưởng , phạt khác cho nhân viên.
Lập thủ tục đăng ký Hệ Thống Thang Bảng Lương của Công ty với Cơ quan chức năng theo luật định;
Lập danh sách, đăng ký, quản lý và khai báo tình hình tăng, giảm lao động tại Công ty với Cơ quan chức năng theo qui định;
Thực hiện các đánh giá chất lượng nhân sự hàng tháng . Đưa ra đề xuất để cải tiến và nâng cao năng suất làm việc của Nhân sự trên toàn công ty .
Tham gia xây dựng hệ thống quy chế, quy định, chính sách về lương phúc lợi đối với người lao động.
Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ theo quy định, quy chế của Công ty và yêu cầu của bộ phận;
Tổ chức thực hiện và tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê định kỳ tại Công ty.
3.3 Nghiệp vụ hàng quý
Thực hiện các báo cáo theo yêu cầu của Pháp Luật và Ban lãnh đạo công ty
Xây dựng, phát triển và thực thi các chính sách về quản trị, phát triển nguồn nhân lực bao gồm: định biên nhân sự, tuyển dụng, đánh giá nhân sự, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động...;
Thiết lập và triển khai hoạt động đào tạo hệ thống nhằm cải thiện, phát triển năng lực nguồn nhân sự: xây dựng khung chương trình đào tạo theo chức danh; Quản lý và tổ chức thực hiện công tác đào tạo.
Đánh giá tình hình sử dụng nhân sự hàng quý. Đề xuất cải tiến quy trình, tuyển dụng nhân sự, kiểm soát tình hình thực hiện của từng nhân sự để đảm bảo hoạt động hiệu quả với năng suất cao
Đánh giá tình hình hoạt động của toàn doanh nghiệp trên tinh thần: Tiết kiệm, hiệu quả, hợp lý.
Kiểm tra in ấn và tổ chức lưu trữ dữ liệu, chứng từ sổ sách kế toán theo quy định.
3.4 Nghiệp vụ hàng năm
Thực hiện các báo cáo theo yêu cầu của Pháp Luật và Ban lãnh đạo công ty
Lập các thủ tục báo cáo tình hình lao động tại Công ty theo yêu cầu của cơ quan chức năng hằng năm;
Phụ trách thực hiện đánh giá cuối năm và các đề xuất tăng lương , đề xuất điều chuyển, tuyển dụng thay thế nhân sự ( nếu có)
Tổ chức các hoạt động vui chơi, nghỉ dưỡng, sinh nhật, thăm hỏi...hàng năm của công ty
Lên kế hoạch khen thưởng , tổng kết, liên hoan định kỳ
Lập và phân tích, đề xuất các phương án cải thiện (nếu có) báo cáo quản trị theo năm của công ty.
Tổ chức lưu trữ, bảo quản sổ sách, chứng từ theo quy định của pháp luật và yêu cầu nội bộ.
Các công việc phát sinh khác theo yêu cầu của quản lý và thực tế.