[HCM] Office Admin

JOB DESCRIPTIONS
Chịu trách nhiệm quản lý và điều phối các hoạt động chung của văn phòng. Đảm bảo văn phòng hoạt động trơn tru, hỗ trợ thực hiện các công việc hành chính và duy trì môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ, chuyên nghiệp
Quản lý văn phòng (40%)
- Quản lý hạ tầng, cơ sở vật chất, vệ sinh, sửa chữa văn phòng, trang trí văn phòng vào các dịp đặc biệt
- Quản lý thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, nước uống, trà bánh phục vụ nhu cầu nhân viên
- Làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp liên quan: vệ sinh, an ninh, cây cảnh. Đảm bảo duy trì chất lượng dịch vụ với chi phí hợp lý
- Theo dõi và quản lý bên thuê, đảm bảo tiêu chuẩn về hoạt động, không gian, văn hoá chung phù hợp
- Tiếp nhận, xử lý và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến văn phòng
- Theo dõi chi phí văn phòng định kỳ và báo cáo cấp quản lý
- Đề xuất phương án hoặc ý kiến để cải tạo về cơ sở vật chất, chất lượng dịch vụ ngày càng hoàn thiện hơn.
Quản lý hành chính (40%)
- Soạn thảo, theo dõi, xử lý và thanh toán các văn bản, hồ sơ, chứng từ, hợp đồng văn phòng - hành chính
- Hỗ trợ liên hệ và xử lý các thủ tục hành chính với các cơ quan nhà nước hoặc các bên thứ ba theo yêu cầu
- Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, tài sản chung của văn phòng
- Tiếp nhận và xử lý các văn bản, thư từ, vận chuyển, cuộc gọi và chuyển tiếp đến các phòng ban liên quan
- Quản lý phòng họp, hỗ trợ nhân viên đặt lịch họp - phòng họp
- Phối hợp cùng cấp quản lý trực tiếp xây dựng và triển khai các quy trình vận hành chung, tạo sự gắn kết giữa các bộ phận và môi trường làm việc hiệu quả
Hỗ trợ bộ phận Nhân Sự (20%)
- Hỗ trợ chào đón nhân viên mới: chuẩn bị chỗ ngồi, quà tặng, lấy dấu vân tay chấm công
- Hỗ trợ hậu cần cho các sự kiện nội bộ định kỳ và các sự kiện phát sinh
- Các công việc khác theo sự phân công thuộc trách nhiệm của Phòng Nhân sự
REQUIREMENT
• Tốt nghiệp Đại học/ Cao đẳng hoặc tương đương
• Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Office Admin hoặc các vị trí có tính chất công việc tương tự
• Thành thạo MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Kỹ năng tổ chức, đa nhiệm và quản lý thời gian tốt.
• Kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm tốt
• Cẩn thận, tỉ mỉ, chỉn chu trong công việc
BENEFIT
- Lương cạnh tranh + Lương tháng 13 + Tiền thưởng
- 12 ngày nghỉ phép năm, 01 ngày nghỉ sinh nhật + 01 ngày WFH mỗi tháng
- Phúc lợi nhân viên: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế cao cấp (Bảo Việt)
- Hoạt động của công ty: Du lịch công ty, teambuilding, YEP, hoạt động đào tạo
- Quà tặng theo các dịp: Sinh nhật, cưới hỏi, thai sản,...
- Đánh giá và thăng tiến hiệu suất hàng năm
- Các quyền lợi khác theo quy định
- Môi trường làm việc năng động, sáng tạo và đầy thử thách
- Cơ hội phát triển nghề nghiệp và cá nhân
Thời gian làm việc: Thứ Hai - Thứ Sáu