Mô tả Công việc
1. Công tác lễ tân khánh tiết:
- Đón tiếp, hướng dẫn khách hàng/đối tác tới liên hệ công việc tại văn phòng phụ trách;
- Trả lời và kết nối khách hàng liên hệ công tác qua điện thoại đến các PB/BP cần làm việc;
- Đầu mối tiếp nhận và điều phối sử dụng các phòng họp/ phòng thi/phòng làm việc tại văn phòng làm việc phụ trách. Thực hiện bố trí sắp xếp địa điểm, vị trí ngồi làm việc, công cụ dụng cụ, tài sản công ty
phục vụ hoạt động làm việc cho các PB/BP;
- Đầu mối tiếp nhận, phân loại, xử lý công văn đi và công văn đến của Công ty;
- Hướng dẫn các PB/BP cách thức tiếp nhận công văn đến và cách thức chuyển công văn đi.
2. Thực hiện các công việc hành chính quản văn phòng:
- Kiểm tra, giám sát các PB/BP tuân thủ các quy định 5S; an ninh, an toàn trong các công tác phòng chống cháy nổ cơ bản, phòng dịch, trật tự tại nơi làm việc tại văn phòng làm việc phụ trách;
- Quản lý các thiết bị sử dụng chung: máy photocopy, máy in...Theo dõi định mức sử dụng của các PB/BP tại văn phòng phụ trách;
- Thực hiện mua sắm các loại hàng hóa dịch vụ hành chính theo nhu cầu của các PB/BP tại văn phòng làm việc và các đề xuất của hoạt động chung Công ty theo phân công của CBQL; đối chiếu, theo dõi so với định mức, ngân sách.
- Theo dõi, cập nhật, kiểm soát, thanh toán các chi phí hành chính của văn phòng phụ trách: Điện, nước sinh hoạt, điện thoại, internet, chuyển phát nhanh, photocopy, mực in, điện nước, thông tin liên lạc,...
- Xây dựng danh mục nhà cung cấp, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp theo định kỳ.