[Hồ Chí Minh] Thư Ký Phòng Đấu Thầu

- Mục đích công việc
+ Hỗ trợ hoạt động đấu thầu của công ty bằng cách điều phối hồ sơ đấu thầu, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu và duy trì giao tiếp hiệu quả với các nhà đầu tư và các bên liên quan.
- Trách nhiệm chính
+ Quản lý hồ sơ đấu thầu: Phối hợp với các phòng ban liên quan để đảm bảo hồ sơ đấu thầu được chuẩn bị chính xác, tuân thủ các yêu cầu của nhà đầu tư và được nộp đúng hạn.
+ Tổng hợp tài liệu: Thu thập, xem xét và hoàn thiện tất cả các hồ sơ đấu thầu theo hướng dẫn đấu thầu, đảm bảo tính đầy đủ và nhất quán.
+ Thư từ chính thức: Soạn thảo và quản lý các thông tin liên lạc chính thức thay mặt công ty (thư từ, giải thích, thư cảm ơn) theo chỉ đạo của ban quản lý.
+ Tuân thủ & Kiểm soát chất lượng: Đảm bảo tất cả các hồ sơ dự thầu đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng nội bộ và phù hợp với chính sách của công ty.
+ Hợp tác & Hỗ trợ: Làm việc chặt chẽ với các nhóm BD, kỹ thuật và chi phí để tạo điều kiện thuận lợi cho các quy trình đấu thầu diễn ra suôn sẻ và cung cấp hỗ trợ hành chính khi cần thiết.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
- Job Purpose
+ Support the company's tendering activities by coordinating bidding documentation, ensuring compliance with requirements, and maintaining effective communication with investors and stakeholders.
- Key Responsibilities
+ Tender Documentation Management: Coordinate with relevant departments to ensure tender documents are prepared accurately, comply with investor requirements, and are submitted on schedule.
+ Document Consolidation: Collect, review, and finalize all bidding documents in accordance with tender instructions, ensuring completeness and consistency.
+ Official Correspondence: Draft and manage official communications on behalf of the company (letters, clarifications, thank-you notes) under the direction of management.
+ Compliance & Quality Control: Ensure all tender submissions meet internal quality standards and align with company policies.
+ Collaboration & Support: Work closely with BD, technical, and cost teams to facilitate smooth tender processes and provide administrative support as required.