HR-Admin Executive

Trách nhiệm công việc

1. Quản lý hàng mẫu và tài sản luân chuyển

• Nhận hàng mẫu từ nhà bán hàng, kiểm đếm, đối chiếu phiếu gửi và vào sổ theo dõi trong ngày.
• Cấp phát hàng mẫu cho phòng livestream và gửi cho nhà sáng tạo nội dung theo yêu cầu đã duyệt.
• Theo dõi và đôn đốc thu hồi hàng mẫu đúng hạn; lập biên bản và chuyển kế toán quyết toán với trường hợp không thu hồi được.
• Quản lý tài sản văn phòng và thiết bị cấp phát: sổ theo dõi và biên bản bàn giao khi nhận việc, khi nghỉ việc.

2. Lập và quản lý hợp đồng

• Lập hợp đồng cho nhân sự văn phòng, nhà sáng tạo nội dung và cộng tác viên theo đúng mẫu tương ứng từng đối tượng.
• Hoàn thiện thông tin, trình ký và gửi ký qua nền tảng ký điện tử.
• Ghi sổ theo dõi hợp đồng và lập lịch nhắc trước ngày hết hạn.
• Lưu trữ bản đã ký theo quy ước đặt tên thống nhất.

3. Chấm công và hỗ trợ tính lương

• Vận hành bảng chấm công hằng ngày cho nhân sự văn phòng và nhân sự làm theo ca.
• Chốt bảng công đúng hạn và chuyển kế toán lập bảng lương.
• Tổng hợp bảng thanh toán cho cộng tác viên kèm chứng từ nghiệm thu làm căn cứ chi trả.
• Theo dõi ngày phép, ngày nghỉ và làm thêm giờ toàn công ty.

4. Thủ tục lao động và bảo hiểm

• Thực hiện thủ tục đăng ký, báo tăng và báo giảm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
• Chuẩn bị hồ sơ nhận việc và hồ sơ nghỉ việc, bao gồm biên bản bàn giao công việc và tài sản.
• Theo dõi thời hạn thử việc và nhắc quản lý trực tiếp đánh giá đúng hạn.
• Hỗ trợ tổ chức khám sức khoẻ định kỳ và các thủ tục khác theo quy định pháp luật lao động.

5. Hành chính văn phòng

• Quản lý văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao và các khoản chi hành chính; lập đề nghị mua sắm và đối chiếu chứng từ.
• Tiếp đón khách tới làm việc, đặc biệt là nhà bán hàng và nhãn hàng tới khảo sát phòng livestream.
• Quản lý lịch phòng họp, thẻ ra vào và các công việc vận hành văn phòng hằng ngày.
• Là đầu mối liên hệ với đơn vị vận chuyển, nhà cung cấp dịch vụ và ban quản lý toà nhà.

6. Hỗ trợ Ban Giám đốc

• Soạn thảo công văn, quyết định, giấy uỷ quyền, thông báo nội bộ và các văn bản hành chính khác.
• Chuẩn bị tài liệu họp, ghi biên bản và theo dõi việc thực hiện các nội dung đã kết luận.
• Xử lý các công việc phát sinh theo phân công của Ban Giám đốc.
• Quản lý và bảo quản con dấu, hồ sơ pháp lý gốc của công ty theo quy định nội bộ.