HR Executive (HR System)

KEY RESPONSIBILITIES
• Support the implementation of the HR software project & ensure compliance with the deadlines and requirements of the Project and the requirements of the Department Head.
• Collect information, data, forms from the C&B group and give comments, advice and synchronize data for the project after agreement;
• Receive, check documents between stakeholders and update changes during the project implementation process;
• Set up control standards during the work implementation process & propose solutions.
• Be proactive in effectively managing user expectations for products provided by stakeholders.
WORK DETAILS
• Support the C&B group in planning, collecting, storing, providing processes, forms, documents of VAS according to the requirements of the Project, in accordance with the Company's regulations for Project Management;
• Responsible for coordinating with Project Management to build, check, and archive documents describing technical requirements, training documents, instructions, and all project-related documents for the Human Resources Department and project stakeholders.
• Actively participate in evaluating and selecting solutions during the implementation of work according to the Company's regulations and standards and regulations of the Project;
• Propose new ideas and initiatives to improve the quality of work to benefit VAS;
• Proactively provide support and monitor and check with stakeholders to ensure that plans are updated and completed; reports are prepared and submitted according to the agreed project plan; errors, changes, and issues are recorded and monitored and handled by the Supplier or stakeholders to ensure sufficient information for the Management level to take the next steps.
• Update the Department Head on work progress and plans, predict issues that may affect work progress and quality;
• Proactively learn, quickly detect problems or errors during project implementation, discuss and propose solutions;
• Control information during work implementation to ensure confidentiality related to work in VAS and not disclose to any third party for any purpose according to the Information Security Policy.
AUTHORITIES
• Request users to follow regulations and instructions to ensure the effective and safe operation of the equipment.
• Propose the procurement of facilities and equipment for work purposes.
• Attend seminars, workshops and trainings to develop expertise or update new software within VAS.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
TRÁCH NHIỆM CHÍNH (KPI)
• Hổ trợ triển khai Dự án phần mềm nhân sự & đảm bảo tuân thủ đúng thời hạn và yêu cầu của Dự án và yêu cầu củaTrưởng Bộ phận.
• Thực hiện việc thu thập thông tin, dữ liệu, biểu mẫu từ nhóm C&B và góp ý, tư vấn và thực hiện đồng bộ dữ liệu phục vụ cho dự án sau khi thống nhất;
• Tiếp nhận, kiểm tra tài liệu giữa các bên liên quan và cập nhật các thay đổi trong quá trình triển khai dự án;
• Thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát trong quá trình thực hiện công việc & đề xuất Giải pháp.
• Chủ động trong việc quản lý mong đợi của người dùng đối với sản phẩm được cung cấp từ các bên liên quan một cách hiệu quả.
CHI TIẾT CÔNG VIỆC
• Hỗ trợ nhóm C&B trong việc thiết lập kế hoạch, thu thập, lưu trữ, cung cấp quy trình, biểu mẫu, tài liệu của VAS theo yêu của Dự án, phù hợp quy định của Công ty cho Quản trị Dự án;
• Chịu trách nhiệm trong việc phối hợp với Quản trị dự án xây dựng, kiểm tra, lưu trữ các tài liệu mô tả yêu cầu kỹ thuật, tài liệu đào tạo, hướng dẫn và tất cả tài liệu liên quan đến dự án cho nội bộ Khối Nhân sự và các bên liên quan đến dự án.
• Tích cực tham gia vào đánh giá và chọn lựa các giải pháp trong quá trình thực hiện công việc theo quy định của Công ty và tiêu chuẩn, quy định của Dự án;
• Đề xuất ý tưởng, sáng kiến mới nhằm nâng cao chất lượng công việc mang lại lợi ích cho VAS;
• Chủ động cung cấp hỗ trợ và theo dõi kiểm tra với các bên liên quan để đảm bảo rằng các kế hoạch được cập nhật và hoàn thành; báo cáo được lập và gửi theo kế hoạch đã thống nhất của dự án; các lỗi, thay đổi, phát sinh được ghi nhận và theo dõi và xử lý bởi Nhà cung cấp hoặc các bên liên quan đảm bảo đủ thông tin cho cấp Quản lý thực hiện các bước tiếp theo.
• Cập nhật với Trưởng bộ Phận về tiến độ và kế hoạch công việc, dự đoán các vấn đề có thể ảnh hưởng tới tiến độ và chất lượng công việc;
• Chủ động tìm hiểu, nhanh chóng phát hiện ra các vấn đề hoặc lỗi trong quá trình triển khai dự án, thảo luận và đề xuất giải pháp xử lý;
• Kiểm soát thông tin trong quá trình thực hiện công việc đảm bảo tính bảo mật liên quan đến các công việc trong VAS không được tiết lộ cho bất kỳ bên thứ ba nào vì bất kỳ mục đích nào theo Chính sách bảo mật thông tin.
QUYỀN HẠN
• Được quyền yêu cầu người sử dụng phải tuân thủ theo các hướng dẫn về an toàn, hiệu quả khi sử dụng máy móc, thiết bị.
• Đề xuất trang bị công cụ, dụng cụ phục vụ cho công việc của mình.
• Được tham gia các hội thảo, các khóa đào tạo nâng cao tay nghề hoặc cách triển khai, sử dụng phần mềm trong nội bộ Hệ thống VAS.