JOB DESCRIPTION
Administration jobs
• Reception works
+ Welcoming customers and partners to the company. Receive information or transactions via phone or in person
+ Build and organize internal events to bond employee relationships and develop corporate culture, organize events with company's partners
• Document management
+ Collect, arrange, manage, and store company documents (papers related to personnel, outgoing and incoming document, contracts, document related to inspection, ISO ...) includes both hard and soft copies
+ Compose letter, forms, minutes... prepare documents related to licenses and carry out procedures to apply for licenses to serve the company's management work
• Assets and equipment management
+ Monitor, manage, hand over, receive handover of equipment and machinery owned by the company and deliver to relevant departments or personnel
+ Monitor and implement periodic maintenance, inspection, monitoring... Receive machinery status notifications from departments to propose for repair, replacement or new purchase
+ Declare, ask for approval and purchase stationery, essential items... according to management requirements
Work related to human resources
• Develop recruitment plans, create and post recruitment ads
• Develop and implement training plans to improve the qualifications and skills of employees.
• Monitor and prepare monthly timesheets
• Book daily workers' working hours according to production orders
Reporting related work
• Prepare periodic reports for management agencies including administration, human resource and related reports
• Other tasks as directed by the chief accountant
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Công việc liên quan hành chính:
- Công tác lễ tân
+ Chào đón khách hàng, đối tác đến với công ty. Nhận thông tin hoặc giao dịch qua điện thoại hoặc trực tiếp
+ Xây dựng và tổ chức các sự kiện nội bộ nhằm gắn kết mối quan hệ nhân viên và phát triển văn hóa doanh nghiệp, tổ chức các sự kiện với các đối tác của công ty
- Quản lý tài liệu
+ Thu thập, sắp xếp, quản lý và lưu trữ các văn bản của công ty (các giấy tờ liên quan đến nhân sự, văn bản đi và đến, hợp đồng, văn bản liên quan đến kiểm tra, ISO...) bao gồm cả bản cứng và bản mềm
+ Soạn thảo công văn, biểu mẫu, biên bản... chuẩn bị các hồ sơ liên quan đến giấy phép và làm thủ tục xin giấy phép
phục vụ công tác quản lý của công ty
- Quản lý tài sản, thiết bị
+ Giám sát, quản lý, bàn giao, tiếp nhận bàn giao các thiết bị, máy móc thuộc sở hữu của công ty và bàn giao cho các bộ phận hoặc nhân sự liên quan
+ Theo dõi và thực hiện bảo trì, kiểm tra, giám sát định kỳ... Nhận thông báo tình trạng máy móc từ các bộ phận để đề xuất sửa chữa, thay thế hoặc mua mới
+ Kê khai, xin phê duyệt và mua văn phòng phẩm, đồ dùng thiết yếu... theo yêu cầu quản lý
Công việc liên quan đến nhân sự
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tạo và đăng tin tuyển dụng
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao trình độ, kỹ năng của nhân viên.
- Theo dõi và lập bảng chấm công hàng tháng
- Ghi giờ làm việc hàng ngày của
công nhân theo lệnh sản xuất
Báo cáo công việc liên quan
- Lập báo cáo định kỳ cho cơ quan quản lý bao gồm các báo cáo hành chính, nhân sự và các báo cáo liên quan
- Các công việc khác theo chỉ đạo của
kế toán trưởng