1. Lập kế hoạch kiểm toán và quản lý hoạt động
kiểm toán nội bộ:
1.1 Lập kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm cho các hoạt động rủi ro cao trong Tổng Công ty;
1.2 Rà soát kế hoạch về chương trình kiểm toán chi tiết của từng đợt kiểm toán, đề xuất với Giám đốc Phòng ban phương pháp thực hiện trước tiến hành kiểm toán thực địa;
1.3 Quản lý và giám sát các đợt KTNB thông qua việc:
1.3.1. Phân bổ nguồn nhân lực tham gia kiểm toán;
1.3.2. Rà soát kế hoạch và chương trình kiểm toán chi tiết của từng đợt kiểm toán;
1.3.3. Quản lý kiểm toán thực địa, bao gồm:
+ Kiểm tra và phê duyệt tất cả các hồ sơ KTNB do các thành viên phòng KTNB thu thập và hoàn thành trong quá trình kiểm toán thực địa, đảm bảo:
- Tuân thủ theo khung KTNB;
- Thực hiện đầy đủ thủ tục kiểm toán để phát hiện các rủi ro trọng yếu còn tồn đọng;
- Thu thập đầy đủ bằng chứng của các phát hiện kiểm toán;
+ Rà soát bản thảo báo cáo KTNB;
+ Báo cáo các kết quả kiểm toán và các khuyến nghị cho Giám đốc BP;
1.4 Báo cáo Giám đốc KTNB:
(i) Các phát hiện kiểm toán quan trọng liên quan đến quản trị doanh nghiệp, tuân thủ, rủi ro và kiểm soát có ảnh hưởng tới hoạt động Tập đoàn, bao gồm cả các khuyến nghị nhằm giải quyết và/hoặc cải thiện hệ thống kiểm soát;
(ii) Các dấu hiệu nghi ngờ có gian lận nghiêm trọng trong nội bộ doanh nghiệp được xác định qua các cuộc KTNB;
1.5 Tiến hành giám sát các bên liên quan nhằm đảm bảo các khuyến nghị và kế hoạch hành động đã nhất trí trong báo cáo KTNB được thực thi một cách thích hợp;
1.6 Đảm bảo các hồ sơ kiểm toán được lưu giữ theo đúng quy định của phòng KTNB và các quy định lưu văn bản liên quan của Tổng Công ty cũng như các quy định lưu chứng từ của quy định pháp luật Việt Nam.
2. Giám sát công tác kiểm soát tính tuân thủ các quy trình/quy định:
2.1 Giám sát và đánh giá tính đầy đủ, hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống
kiểm soát nội bộ;
2.2 Đánh giá và đề xuất ý kiến đối với việc sáp nhập/ hợp nhất các Phòng ban quan trọng; đánh giá các dịch vụ, quy trình, hoạt động và kiểm soát mới trong quá trình xây dựng, triển khai, thực hiện và mở rộng.
2.3 Tư vấn cho QLTT và nhân viên các khối/phòng ban khác các vấn đề về quản trị doanh nghiệp, tuân thủ và rủi ro.
2.4 Thường xuyên cập nhật các thông lệ tiên tiến và các chuẩn mực mới nhất về kiểm toán và kiểm soát.
3. Xây dựng Khung KTNB và phát triển nguồn nhân lực KTNB:
3.1 Áp dụng các chuẩn mực nghề nghiệp trong việc thiết lập và cập nhật khung KTNB, bao gồm điều lệ KTNB, quy trình KTNB và các chuẩn mực liên quan khác trong khi thực hiện công việc KTNB.
3.2 Thực hiện giám sát nhằm đảm bảo tất cả thành viên phòng KTNB tuân thủ các chính sách và quy trình của Tổng Công ty, phòng KTNB và thực hiện kiểm toán theo khung KTNB, bao gồm quy trình KTNB và các chuẩn mực khác liên quan đến việc thực hiện công việc KTNB
3.3 Bảo đảm duy trì một đội ngũ nhân viên kiểm toán chuyên nghiệp với đầy đủ kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cũng như bằng cấp chuyên môn đáp ứng các yêu cầu công việc của từng vị trí.
3.4 Đề xuất các khóa đào tạo chuyên môn cho các thành viên KTNB tham gia học nhằm cập nhật kiến thức, kỹ năng và phê duyệt theo ma trận phân quyền hiện hành của phòng KTNB.
4. Thực hiện rà soát ngân sách và giám sát tình hình thực hiện ngân sách phòng KTNB:
4.1 Xây dựng ngân sách phòng KTNB hàng năm một cách đầy đủ và hiệu quả cho hoạt động KTNB;
4.2 Giám sát tình hình thực hiện ngân sách phòng KTNB nhằm đảm bảo chi phí thực tế phát sinh theo ngân sách đã được duyệt; Trong trường hợp chi phí thực tế có khả năng vượt ngân sách, báo cáo kịp thời cho Giám đốc PB để xin xem xét và phê duyệt. Hàng tháng báo cáo tình hình thực hiện ngân sách của phòng.
5. Xây dựng và duy trì sự tuân thủ công tác quản trị, vận hành hệ thống:
- Chủ trì xây dựng hệ thống quản trị nội bộ Phòng Ban: Quy chế làm việc, Quy trình, Quy định, Biểu mẫu - Check list công việc, ..., đề xuất điều chỉnh Ma trận phân quyền phù hợp vận hành từng thời kỳ để đảm bảo công tác vận hành nội bộ, phối hợp công việc liên Phòng/ Ban trong Tập đoàn được xuyên suốt, chính xác, nhanh chóng mang lại hiệu quả tối ưu.
- Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo chuyên môn nội bộ cho Phòng Ban nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển đội ngũ nhân tài, kế thừa.
- Tuân thủ nội quy/quy định/tài liệu nội bộ của Tập đoàn.
Quản lý dữ liệu/ thông tin/ hồ sơ chuyên môn và các tài liệu liên quan đến tác nghiệp nội bộ phòng.
- Nhận diện, đánh giá, kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong hoạt động hàng ngày tại đơn vị; báo cáo tới Phòng Quản lý Rủi ro, Quy trình và Tuân thủ các rủi ro phát sinh theo các chính sách, quy định nội bộ về Quản lý rủi ro.
- Quản trị, chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến công cụ dụng cụ, tài sản mà Phòng Ban sử dụng, vận hành, quản lý.
6. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên.