Internal Control Executive cum purchasing (nv kiểm soát độc lập - thu mua mảng khách sạn)

I/ Phạm vi và mục đích chính của công việc/ Scope and purpose of work:
 Chịu trách nhiệm thu mua và kiểm soát chính cho các cơ sở ở khu vực theo sự phân công của TBP
 Thực hiện công việc theo tiến độ hoạt động hàng ngày
 Tham mưu cho Trưởng bộ phận về các vấn đề kiểm soát (theo yêu cầu) và các vấn đề khác
 Hỗ trợ Trưởng bộ phận sàng lọc thông tin, quyết định lựa chọn NCC phù hợp
 Thu thập và thống kê dữ liệu theo phân công của Trưởng bộ phận
 Kiểm tra đối chiếu các khoản thanh toán đúng hạn thuộc BEE và BEL GROUP
 Đảm bảo các tiêu chí mua hàng được tốt nhất về giá cả, chất lượng, thời gian, và hậu mãi. Gửi về trưởng bộ phận đúng thời hạn
 Kiểm soát giá, định mức của các cơ sở
 Thực hiện các công việc liên quan khác theo yêu cầu phân công từ TBP
II/ Công việc và trách nhiệm cụ thể/ Duties and responsibilities:
1. Thu mua
 Thực hiện đặt vé máy bay, khách sạn cho nhân viên văn phòng Hội sở theo đề xuất đã được phê duyệt từ các bộ phận liên quan
 Nghiên cứu và đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng.
 Luôn cập nhật các xu hướng của ngành, thiết lập các thỏa thuận mua dài hạn với nhà cung cấp theo hướng có lợi cho công ty. Tìm kiếm nguồn hàng, đối tác uy tín, đủ số lượng, đạt chất lượng, đáp ứng kịp tiến độ theo yêu cầu
 Nhận thông tin đề xuất mua hàng từ cơ sở, bộ phận liên quan khi được sự phê duyệt từ phòng TC-KT, bộ phận liên quan. Yêu cầu báo giá, so sánh và đánh giá các đề nghị từ nhà cung cấp.
 Chủ động sắp xếp công việc thoe thứ tự ưu tiên, đảm bảo công việc được diễn ra đúng tiến độ
 Rà soát dữ liệu, đánh giá giá cả các mặt hàng THỰC PHẨM tại cơ sở, số lượng hàng tiêu hao theo định mức hàng tháng, báo cáo cho Trưởng bộ phận vào ngày 15-20 hàng tháng
 Ngoài những công việc được phân chia cụ thể, các thành viên trong phòng luôn đảm bảo được việc tương trợ lẫn nhau trong công việc. Tránh tình trạng bị tồn đọng công việc
2. Kiểm soát độc lập
 Kiểm tra số liệu, giá cả từ sổ sách, các chứng từ thanh toán, các chi phí phát sinh của cơ sở, phòng ban ở văn phòng Hội sở
 Kiểm tra, đối chiếu, các chi phí tạm ứng, thanh toán trước khi trình lên TBP
 Đảm bảo được việc thu mua diễn ra kịp thời, minh bạch, và giá mua tốt nhất
 Thu thập, thống kê dữ liệu theo phân công của TBP
 Kiểm tra đối chiếu các khoản thanh toán đúng hạn
 Thực hiện các công việc khác được giao
Những công việc và trách nhiệm khác/ Other duties and responsibilities
 Duy trì tương tác tích cực với khách và quan hệ làm việc tốt với đồng nghiệp và đối tác
Maintains positive guest, colleague and company employee interactions with good working relationships
 Giao tiếp với các bộ phận tại công ty và nhân sự tại các đơn vị để hỗ trợ với thái độ thân thiện
Communicate with the company departments and personnel at properties to support in a friendly attitude
 Thực hiện các nhiệm vụ liên quan và các dự án đặc biệt theo sự phân công của Trưởng Bộ phận hoặc Ban Tổng Giám đốc
Perform related duties and special projects as assigned by the Department Head or the General Manager.
III/ Trách nhiệm tuân thủ các quy định/ Responsibility to comply with regulations
 Các quy trình phòng cháy chữa cháy, sức khỏe & an toàn lao động và an ninh của Cty
Fire prevention, occupational health & safety and company security procedures
 Các Nội quy, quy định, chính sách và quy trình hoạt động tiêu chuẩn của công ty
Company rules, regulations, policies and procedures
 Các tiêu chuẩn thương hiệu và dịch vụ của công ty
Company brand and service standards
 Các hệ thống vận hành của công ty
Operating systems of the company
 Sứ mệnh, tầm nhìn và các giá trị của công ty
Company mission, vision and values