Mô tả Công việc
A. Quản lý thu - chi nội bộ
Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát các khoản thu - chi phát sinh hằng ngày.
Kiểm tra tính hợp lệ của phiếu thu, phiếu chi, đề nghị thanh toán, hóa đơn, bill và các chứng từ liên quan.
Theo dõi tồn quỹ tiền mặt, đối chiếu quỹ và báo cáo các chênh lệch phát sinh (nếu có).
Phối hợp với các bộ phận liên quan để bảo đảm mọi khoản thu - chi đều được ghi nhận đầy đủ, đúng và kịp thời.
B. Theo dõi công nợ
Theo dõi công nợ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác và các khoản tạm ứng - hoàn ứng nội bộ.
Lập danh sách các khoản phải thu - phải trả đến hạn.
Phối hợp nhắc thanh toán và chốt công nợ định kỳ.
Theo dõi và báo cáo các khoản công nợ tồn đọng, bất thường hoặc có rủi ro.
C. Hỗ trợ tính lương, thưởng, hoa hồng nội bộ
Phối hợp tổng hợp chấm công, dữ liệu lương, phụ cấp, thưởng và hoa hồng theo cơ chế Công ty.
Lập bảng tính lương/thưởng/hoa hồng nội bộ theo quy định.
Hỗ trợ kiểm tra và đối chiếu số liệu trước khi chốt lương.
Bảo đảm dữ liệu lương thưởng được bảo mật và chính xác.
D. Quản trị nghiệp vụ kho & Định mức tiêu hao
Thiết lập và thực hiện nghiêm ngặt quy trình nhập - xuất - tồn kho theo chuẩn quy định.
Lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho cho các khoa/phòng chuyên môn; cập nhật số liệu tức thì lên phần mềm
quản lý kho và hệ thống bảng tính nội bộ.
Sắp xếp, phân loại hàng hóa trong kho khoa học, tuân thủ đúng nguyên tắc FIFO/FEFO (hàng nhập trước/hạn ngắn xuất trước), bảo đảm điều kiện bảo quản y tế/thẩm mỹ chuẩn mực.
Kiểm soát định mức sử dụng vật tư y tế, dược mỹ phẩm theo từng ca phẫu thuật/liệu trình dịch vụ; phát hiện và cảnh báo sớm các trường hợp hao hụt vượt định mức.
E. Kiểm kê & Quản lý số liệu tồn kho
Chủ trì tổ chức kiểm kê kho định kỳ (tuần/tháng/quý) hoặc đột xuất cùng các bộ phận liên quan; đối chiếu số lượng thực tế với sổ sách.
Lập biên bản kiểm kê, truy tìm nguyên nhân và đề xuất phương án xử lý đối với các trường hợp chênh lệch, thất thoát, hàng hư hỏng, cận date.
Thiết lập mức tồn kho tối thiểu - tối đa (Safety Stock) để chủ động lên phương án tái đặt hàng, không để xảy ra tình trạng gián đoạn hoạt động dịch vụ.