Mô tả Công việc
I. VAI TRÒ CHÍNH
- Điều phối lịch trình lô hàng: booking, theo dõi lịch tàu, lịch lấy hàng và cập nhật thông tin cho khách hàng.
- Xử lý chứng từ vận tải: thu thập Invoice, Packing List, kiểm tra draft B/L, phối hợp với agent đầu xuất và gửi Pre-alert cho agent đầu nhập.
- Thực hiện mua bảo hiểm hàng hóa, cập nhật chứng từ lên hệ thống của khách hàng.
- Theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển, bao gồm hàng nguy hiểm (DG).
- Phối hợp với các bên liên quan nhằm đảm bảo lô hàng được vận hành đúng tiến độ.
II. NỘI DUNG CÔNG VIỆC
- Theo dõi & Điều phối lịch trình lô hàng:
Thực hiện sắp xếp booking, cập nhật liên tục thông tin về ngày xong hàng (cargo ready date), lịch pick-up hàng và lịch tàu chạy.
Chủ động cập nhật và thông báo kịp thời cho khách hàng về lịch trình, số lượng hàng hóa nếu có bất kỳ sự thay đổi nào so với kế hoạch ban đầu.
- Xử lý Chứng từ Vận tải (Documentation):
Sau khi hoàn thành pick-up hàng, liên hệ phối hợp với
shipper để yêu cầu cung cấp và xác nhận Invoice, Packing List.
Kiểm tra và xác nhận Draft B/L (Vận đơn nháp) với khách hàng; tiến hành xác nhận thông tin cho agent tại cảng xếp hàng (POL).
Phối hợp gửi các chứng từ liên quan cho bên phát hành chứng thư bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng.
- Quản trị hệ thống & Phối hợp quốc tế:
Cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin và bộ chứng từ của lô hàng lên hệ thống quản lý nội bộ của công ty và hệ thống riêng của khách hàng (Key Account).
Hoàn thiện và gửi Pre-alert của lô hàng cho agent tại cảng đích (POD) đúng hạn.
- Giải quyết phát sinh & Báo cáo:
Trực tiếp tiếp nhận và xử lý linh hoạt các vấn đề phát sinh liên quan đến lô hàng (delay, rớt tàu, lệch chứng từ...) để đảm bảo quyền lợi cho khách hàng.
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công và sắp xếp của Cấp quản lý.
Yêu Cầu Công Việc
- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Kinh doanh quốc tế, Kinh tế đối ngoại, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng hoặc các ngành có liên quan.
- Có từ 1.5 năm kinh nghiệm trở lên ở vị trí Customer Service (CS) hoặc Documentation (Docs) tại các công ty Forwarding/Logistics; ưu tiên ứng viên đã từng xử lý hàng nhập khẩu (Inbound) hoặc hàng ba bên (Cross Trade).
-
Tiếng Anh giao tiếp tốt, có khả năng đọc hiểu chứng từ, trao đổi email và làm việc trực tiếp với khách hàng hoặc đại lý (Agent) nước ngoài.
- Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, Outlook).
- Có kỹ năng giao tiếp, điều phối công việc, đàm phán và xử lý hiệu quả các tình huống hoặc sự cố phát sinh.
- Cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm cao, chủ động trong công việc và có khả năng làm việc dưới áp lực tốt theo đặc thù ngành Logistics. Có tinh thần học hỏi, cầu tiến và mong muốn gắn bó, phát triển lâu dài trong ngành Logistics.