Law Office And HR Manager

MÔ TẢ CÔNG VIỆC



A. CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH



I. CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY



1. Chuẩn bị tài slides họp văn phòng theo mẫu (2 lần/tuần) và Công việc Hàng tuần;



2. Đặt và theo dõi lịch của DIMAC về các sự kiện của văn phòng và các cuộc gặp của các Luật sư Thành viên ("LSTV");



3. Làm việc, thương lượng với các nhà cung cấp để đặt, mua và nhận hàng với giá/chất lượng tốt nhất và/hoặc mua các vật dụng, đồ dùng, thiết bị văn phòng (namecard, profile, giấy tiêu đề (letterhead) và phong bì), nhằm đảm bảo cho hoạt động hiệu quả của DIMAC;



4. Kiểm tra và đảm bảo việc tuân thủ các quy trình hành chính của mọi người, giải thích các chính sách, thủ tục được thay đổi hay sẽ áp dụng;



5. Tổ chức các buổi ăn trưa văn phòng, buổi tiệc cuối năm của DIMAC, chuẩn bị các buổi tiệc và quà tặng để cám ơn khách hàng vào cuối năm hoặc một thời điểm do Luật sư Trưởng và/hoặc HĐLSTV quyết định; và



6. Thực hiện và/hoặc hỗ trợ thực hiện các công việc, thủ tục cần thiết trong việc thay đổi, mở rộng, điều chỉnh văn phòng làm việc.





II. CÔNG VIỆC VỀ THỦ TỤC/HỒ SƠ KHÁCH HÀNG



1. Gửi email thông báo cho mọi người khi có công việc mới và mở thư mục (folder) trên server để mọi người lưu tài liệu;



2. Tạo file cứng theo mẫu của DIMAC để lưu tài liệu trước khi nhóm xử lý (team) giải quyết công việc;



3. Kiểm tra, hướng dẫn, đào tạo mọi người để đảm bảo các file cứng và tài liệu được lưu đúng và đủ trong hồ sơ, các file lưu mềm (softcopy) được lưu đủ trên server;



4. Tiến hành các thủ tục để đóng file hồ sơ khách hàng khi hoàn thành công việc;



5. Trình bày, giải thích các chính sách, cách thức điều chỉnh, thay đổi, nếu có, của DIMAC về việc lưu file khách hàng;



6. Tạo, quản lý và đảm bảo hệ thống lưu file tại DIMAC, bao gồm (i) hồ sơ khách hàng; (ii) tài chính, kế toán và thuế; (iii) nhân sự; (iv) các giấy tờ công ty quan trọng; (v) hành chính được đầy đủ, hiệu quả và khoa học; và



7. Các công việc khác liên quan đến hành chính và quản lý hồ sơ trong Công ty Luật





B. CÔNG VIỆC NHÂN SỰ



1. Lập, cập nhật và bảo mật bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ cho mỗi người tại DIMAC;



2. Thu xếp chu đáo các công việc để chào đón một thành viên mới gia nhập DIMAC;



12. Lập kế hoạch, thực hiện và quản lý hiệu quả các công việc nhân sự, bao gồm tuyển dụng nhân sự chất lượng cao tại DIMAC, tiền lương, phúc lợi và các công việc khác. Trả lời hợp lý các câu hỏi của nhân viên về các chính sách, quy trình, lương, thưởng và kỷ luật trong công ty;



3. Quản lý Hợp đồng lao động, cụ thể (i) Gửi đề nghị công việc; (ii) Chuẩn bị, điều chỉnh, gia hạn, thay đổi, chấm dứt Hợp đồng lao động; và (iii) Hoàn thiện tất cả các thủ tục để chấm dứt, thanh lý Hợp đồng lao động;



4. Quản lý hiệu quả và xử lý việc nghỉ phép. Thực hiện tất cả thủ tục cần thiết khi một nhân sự nghỉ việc tại DIMAC;



5. Đề xuất, thực hiện các chính sách, hoạt động vui chơi và đào tạo để tạo động lực, sự gắn kết, môi trường làm việc lành mạnh, nhằm xây dựng văn hóa bền vững và khích lệ sự phát triển cho nhân sự và người quản lý của DIMAC;



6. Thực hiện các công việc để thưởng, thăng chức, kỷ luật và các công việc đảm bảo việc tuân thủ Nội quy Lao động. Đề xuất, đăng ký và thực hiện việc điều chỉnh Nội quy Lao động, nếu có;



7. Đào tạo các nội quy, chính sách, quy trình của DIMAC hoặc tổ chức đào tạo cho nhân sự của DIMAC theo kế hoạch đào tạo hàng năm;



8. Hợp tác và hỗ trợ với Kế toán để (i) thực hiện các hoạt động tính tiền thưởng (commission) cho nhân sự DIMA; và (ii) thực hiện các thủ tục về BHXH và BHYT;



9. Xây dựng và thực hiện hệ thống để đánh giá Chỉ số Đánh giá Thực hiện Công việc ("KPI") hợp lý để tối đa năng lực của nhân sự tại DIMAC; và



10. Các công việc khác về nhân sự trong Công ty Luật.