Lễ Tân toà nhà

1/ TRỰC TỔNG ĐÀI, ĐÓN TIẾP HƯỚNG DẪN KHÁCH, CẬP NHẬT DANH BẠ:

• Đón tiếp, hướng dẫn khách hàng đến làm việc, công tác tại toà nhà;
• Trực điện thoại, nhận các thông tin từ khách hàng và các đơn vị liên quan;
• Cập nhật danh bạ điện thoại ngay khi có sự thay đổi;
• Hướng dẫn khách đến liên hệ công tác;
• Theo dõi các văn bản, tài liệu, văn thư, bưu phẩm, bưu kiện...
• Khi có sự cố khẩn cấp, phải liên hệ ngay với lực lượng công an, phòng cháy chữa cháy, cấp cứu.
• Nhắc nhở khách hàng, khách viếng thăm, liên hệ công tác tuân thủ đúng nội quy toà nhà.

2/ GHI NHẬN VÀ BƯỚC ĐẦU GIẢI QUYẾT CÁC THẮC MẮC CỦA KHÁCH HÀNG:

• Tiếp nhận các thắc mắc của khách hàng, khéo léo xử lý thông tin;
• Báo cáo quản lý về các thắc mắc ngay để tìm phương án xử lý;
• Tìm hiểu, tư vấn nguyên nhân gốc để quản lý toà nhà làm việc với khách hàng và cải thiện tình hình, tránh lặp lại lần sau.

3/ CUNG CẤP NHỮNG THÔNG TIN CƠ BẢN VỀ TOÀ NHÀ, BAN QUẢN LÝ CHO KHÁCH HÀNG:

• Cập nhật diện tích trống của toà nhà cho các công ty môi giới;
• Cung cấp diện tích trống cho khách hàng quan tâm đến thuê văn phòng tại toà nhà;
• Cung cấp các thông tin trong phạm vi được quản lý toà nhà cho phép.

4/ GIAO NHẬN CÔNG VĂN, GIẤY TỜ CHO TOÀ NHÀ, HỖ TRỢ NHẬN CÔNG VĂN CHO KHÁCH HÀNG:

• Nhận các văn bản, giấy tờ, công văn liên quan đến toà nhà, khách thuê;
• Hỗ trợ nhận các giấy tờ, công văn cho khách hàng, chuyển đến khách hàng sớm nhất có thể;
• Phối hợp chặt chẽ với bảo vệ để đảm bảo công văn đến khách hàng nhanh nhất;
• Làm việc với đơn vị chuyển phát nhanh.

5/ LÀM BỘ ĐỀ XUẤT THANH TOÁN, MUA NHU YẾU PHẨM, VĂN PHÒNG PHẨM:

• Làm bộ đề xuất thanh toán cho các đơn vị: cung cấp giấy vệ sinh, thiết bị vệ sinh, cung cấp cây xanh, diệt côn trùng...;
• Kiểm tra lượng tồn, lên kế hoạch mua nhu yếu phẩm, văn phòng phẩm hàng tháng phục vụ toà nhà;
• Chủ động làm việc với các đơn vị nêu trên để đàm bảo việc cung cấp dịch vụ nhanh chóng, chất lượng tốt nhất cho toà nhà;

6/ CHẤM CÔNG CHO CÁC THÀNH VIÊN BAN QUẢN LÝ, THEO DÕI CÔNG TÁC CÔNG ĐOÀN, SỨC KHOẺ...:

• Theo dõi việc chấm công một cách cẩn thận, chu đáo, chính xác;
• Phối hợp với hành chính nhân sự để ghi nhận việc chấm công;
• Phối hợp với hành chính nhân sự để giải quyết các khúc mắc nếu có liên quan đến chấm công;
• Theo dõi các công tác công đoàn, kiểm tra sức khoẻ cho các thành viên ban quản lý;

7/ THEO DÕI VẬT TƯ TRONG KHO; GIÁM SÁT MỘT SỐ DỊCH VỤ CỦA TOÀ NHÀ:

• Theo dõi kho nhu yếu phẩm, văn phòng phẩm;
• Theo dõi kho giấy vệ sinh, thiết bị vệ sinh;
• Giám sát dịch vu chăm sóc cây xanh, diệt côn trùng;
• Phối hợp với kỹ thuật, trợ lý toà nhà giám sát, yêu cầu nâng cao chất lượng dịch vụ vệ sinh, bảo vệ...
• Phối hợp bảo vệ, ban quản lý giám sát việc khách ra vào toà nhà, mang tài sản, trang thiết bị, đồ đạc máy móc ra vào toà nhà...