MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
1. Hỗ trợ BOD công tác điều hành
Quản lý và sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của Managing Director.
Chuẩn bị agenda, tài liệu, báo cáo, biên bản họp và các hồ sơ
phục vụ công tác điều hành.
Theo dõi, nhắc việc và cập nhật tiến độ thực hiện các đầu việc theo chỉ đạo của Managing Director.
Điều phối lịch làm việc giữa Managing Director với các phòng ban, khách hàng và đối tác nhằm đảm bảo hiệu quả vận hành.
2. Điều phối hoạt động vận hành
Phối hợp với các phòng ban để theo dõi tiến độ triển khai công việc, tổng hợp tình hình thực hiện và báo cáo đến Managing Director.
Theo dõi việc triển khai các kế hoạch, mục tiêu và dự án trọng điểm của công ty.
Chủ động cập nhật các vấn đề phát sinh, đề xuất phương án xử lý và đảm bảo các đầu việc được thực hiện đúng tiến độ.
Hỗ trợ rà soát, chuẩn hóa và cải tiến quy trình làm việc nhằm nâng cao hiệu quả vận hành.
3. Báo cáo và quản lý thông tin
Tổng hợp dữ liệu, xây dựng báo cáo định kỳ về hoạt động kinh doanh, vận hành và các dự án theo yêu cầu.
Chuẩn bị dashboard, presentation và các tài liệu phục vụ các cuộc họp quản lý.
Theo dõi, cập nhật và lưu trữ các tài liệu, hồ sơ, báo cáo của Ban
Giám đốc.
Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và bảo mật đối với các thông tin trong quá trình làm việc.
4. Hỗ trợ các dự án và hoạt động đối ngoại
Hỗ trợ chuẩn bị proposal, presentation và các tài liệu làm việc với khách hàng, đối tác khi được yêu cầu.
Tham gia điều phối các dự án, cuộc họp, workshop và các chương trình nội bộ của công ty.
Hỗ trợ sắp xếp các cuộc gặp gỡ, tiếp đón khách hàng, đối tác và các hoạt động đối ngoại của Managing Director.
Phối hợp với các phòng ban để đảm bảo các chương trình, sự kiện được triển khai hiệu quả.
5. Công việc khác
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Managing Director.
Chủ động đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công việc và cải tiến quy trình vận hành.
YÊU CẦU CÔNG VIỆC:
Học vấn
Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Marketing, Truyền thông, Quản trị Sự kiện, Kinh tế hoặc các ngành liên quan.
Kinh nghiệm
Có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí Executive Assistant, Personal Assistant, Business Assistant, Project Coordinator hoặc các vị trí tương đương.
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Event, Marketing, Advertising hoặc các doanh nghiệp hoạt động trong ngành dịch vụ.
Có kinh nghiệm điều phối công việc, theo dõi tiến độ dự án và phối hợp với nhiều phòng ban nhằm đảm bảo các mục tiêu được triển khai đúng kế hoạch.
Có khả năng tổng hợp dữ liệu, xây dựng báo cáo quản trị và hỗ trợ Ban Giám đốc trong công tác điều hành.
Kỹ năng
Kỹ năng giao tiếp, điều phối và xây dựng mối quan hệ hiệu quả.
Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức công việc và quản lý thời gian.
Kỹ năng tổng hợp, phân tích thông tin và xây dựng báo cáo.
Thành thạo Microsoft Office hoặc Google Workspace (Word, Excel, PowerPoint/Google Slides).
Có khả năng ứng dụng các công cụ AI nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
Có khả năng giao tiếp và làm việc bằng
tiếng Anh là một lợi thế.
Tư duy & Thái độ
Chủ động, trách nhiệm và có tinh thần Ownership trong công việc.
Tư duy giải quyết vấn đề (Solution-oriented), cẩn thận và chú trọng đến chi tiết.
Có khả năng làm việc độc lập, đồng thời phối hợp hiệu quả với nhiều phòng ban và các bên liên quan.
Linh hoạt, thích ứng tốt với môi trường làm việc có tốc độ cao và nhiều thay đổi.
Trung thực, chuyên nghiệp và có ý thức bảo mật thông tin.
QUYỀN LỢI:
Mức lương cạnh tranh cùng thưởng theo hiệu quả công việc (Performance Bonus).
12 ngày phép năm, 01 ngày nghỉ sinh nhật và 01 ngày làm việc tại nhà (WFH) mỗi tháng. Đối với cấp Quản lý: thêm 05 ngày Recovery Leave.
Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN và bảo hiểm sức khỏe cao cấp Bảo Việt.
Tham gia các hoạt động nội bộ: Company Trip, Team Building, Year End Party và các chương trình Đào tạo & Phát triển (L&D).
Chế độ phúc lợi dành cho các dịp đặc biệt như sinh nhật, kết hôn, thai sản và các sự kiện khác theo chính sách công ty.
Đánh giá hiệu suất hằng năm cùng cơ hội xét tăng lương và thăng tiến.
Hưởng các chế độ phúc lợi khác theo quy định của công ty.
Môi trường làm việc năng động, sáng tạo và nhiều thử thách.
Cơ hội phát triển toàn diện về chuyên môn và lộ trình nghề nghiệp.
THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM LÀM VIỆC:
Thời gian làm việc: Thứ 2 - Thứ 6: 9:00 SA - 6:30 CH
Địa điểm: 230/18 Pasteur, Phường Xuân Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh