Tiếp nhận và xử lý yêu cầu giám định
• Tiếp nhận yêu cầu giám định từ khách hàng, bộ phận kinh doanh hoặc các bộ phận liên quan.
• Kiểm tra tính đầy đủ của thông tin đăng ký giám định.
• Phối hợp với các bên liên quan để bổ sung, xác nhận thông tin khi cần thiết.
• Cập nhật tình trạng yêu cầu giám định theo quy trình của công ty.
Quản lý dữ liệu và hồ sơ giám định
• Nhập liệu và cập nhật thông tin vào file theo dõi đăng ký giám định.
• Quản lý và lưu trữ hồ sơ, chứng từ giám định theo đúng quy định.
• Theo dõi tiến độ thực hiện từng yêu cầu giám định.
• Đảm bảo dữ liệu được cập nhật đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Kiểm tra và xác nhận thông tin hiện trường
• Tiếp nhận thông tin mẫu hiện trường từ
giám định viên.
• Kiểm tra, đối chiếu và xác nhận các thông tin liên quan như:
o Số seal
o Số container
o Số xe
o Số mooc
o Thông tin hàng hóa
o Địa điểm và thời gian lấy mẫu
• Phản hồi và phối hợp xử lý khi phát hiện sai lệch hoặc chưa đầy đủ.
Điều phối và lập kế hoạch nhận mẫu
• Lập kế hoạch nhận mẫu theo lịch giám định và yêu cầu khách hàng.
• Điều phối việc tiếp nhận mẫu giữa giám định viên, phòng thử nghiệm và các đơn vị liên quan.
• Theo dõi tình trạng nhận mẫu và xử lý các vấn đề phát sinh.
• Đảm bảo mẫu được tiếp nhận đúng thời gian và quy trình.
Quản lý phiếu yêu cầu thử nghiệm
• Lập Phiếu yêu cầu thử nghiệm dựa trên yêu cầu giám định và thông tin khách hàng.
• Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu thử nghiệm trước khi phát hành.
• Chuyển giao thông tin và hồ sơ cho phòng thử nghiệm đúng thời hạn.
• Theo dõi và hỗ trợ xử lý các yêu cầu điều chỉnh, bổ sung.
Báo cáo và hỗ trợ vận hành
• Thực hiện báo cáo định kỳ về số lượng hồ sơ, mẫu nhận và tiến độ xử lý.
• Hỗ trợ các công việc hành chính của bộ phận giám định.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng dịch vụ.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý.
• Tốt ngHiệp Cao đẳng/Đại học các ngành: Quản trị kinh doanh; Hành chính văn phòng; Logistics; Xuất nhập khẩu; Hoặc các ngành liên quan
Kinh nghiệm
• Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính, điều phối,
chăm sóc khách hàng hoặc admin vận hành.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực giám định, kiểm định, logistics, xuất nhập khẩu hoặc phòng thử nghiệm.
Kiến thức và kỹ năng
• Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Excel.
• Kỹ năng nhập liệu và quản lý dữ liệu chính xác.
• Kỹ năng giao tiếp và phối hợp tốt.
• Kỹ năng lập kế hoạch, sắp xếp công việc và quản lý thời gian.
• Cẩn thận, trung thực và có tinh thần trách nhiệm cao.
• Có khả năng làm việc dưới áp lực và xử lý nhiều công việc cùng lúc.