Nhân Viên Chỉnh Lý Số & Hóa Tài Liệu

A. Chỉnh lý và phân loại tài liệu
Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu theo từng dự án.
Phân loại tài liệu theo cơ quan, phòng ban, thời gian, loại hồ sơ hoặc tiêu chí được quy định.
Kiểm đếm, thống kê số lượng hồ sơ/tài liệu.
Tháo ghim, kẹp, dây buộc, bìa và các vật dụng không phù hợp trước khi số hóa.
Sắp xếp tài liệu theo đúng trình tự.
Phát hiện tài liệu trùng lặp, thiếu trang, sai thứ tự hoặc có vấn đề bất thường và báo cáo phụ trách.
Đánh số trang, lập hồ sơ/mục lục hoặc các thông tin nhận diện theo yêu cầu dự án.
B. Số hóa tài liệu
Vận hành máy scan và các thiết bị phục vụ số hóa tài liệu.
Scan tài liệu theo đúng thông số và quy trình được hướng dẫn.
Kiểm tra chất lượng file sau khi scan: độ rõ nét, chiều trang, kích thước, màu sắc, số lượng trang...
Scan bổ sung hoặc xử lý lại các trang không đạt yêu cầu.
Đặt tên file, phân loại và lưu trữ dữ liệu theo đúng quy ước.
Thực hiện ghép/tách file PDF hoặc các thao tác xử lý file cơ bản khi cần.
C. Nhập liệu và xử lý dữ liệu
Nhập các trường thông tin hồ sơ vào Excel hoặc phần mềm/hệ thống quản lý dữ liệu.
Kiểm tra và đối chiếu thông tin giữa bản giấy, file scan và dữ liệu nhập.
Sử dụng công cụ OCR để nhận dạng văn bản khi được yêu cầu.
Phát hiện, chỉnh sửa lỗi nhập liệu và các thông tin không khớp.
Đảm bảo dữ liệu được lưu trữ đúng cấu trúc và có thể tra cứu.
D. Bảo quản và bảo mật tài liệu
Bảo quản hồ sơ, tài liệu trong suốt quá trình xử lý.
Không tự ý mang, sao chép, chụp hoặc cung cấp thông tin tài liệu cho bên ngoài.
Tuân thủ nghiêm túc các quy định về bảo mật dữ liệu và an toàn thông tin.
Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến chỉnh lý, lưu trữ và số hóa theo phân công.