Nhân Viên Chứng Từ - Document Staff (Hàng Xuất Sea)

Ensure a quick grasp of knowledge and handling procedures regarding Sea freight.
Perform booking and maintain good relationships with all shipping lines/co-loaders of the company.
Deliver high-quality work and meet or exceed performance targets and deadlines
Ensure a thorough understanding of processes and effective troubleshooting methods with shipping lines/co-loaders.
Provide support to other departments (if required)
1. Booking reservations with shipping lines/co-loaders.
_ Manage and oversee the end-to-end sea freight operations, ensuring efficient and timely execution of shipments
_ Coordinate with shipping lines, carriers, and agents to secure competitive rates and ensure smooth vessel bookings.
_ Report and escalate issues, challenges, and significant developments to the Sea Freight Manager.
_ Update regulations and changes from shipping lines/co-loaders on a weekly basis or immediately upon receiving notifications.
_ Contribute to the improvement and enhancement of data and file documentation
2. Documentation & Customer Services tasks
_ Handle the preparation and verification of shipping documentation, including bills of lading, shipping instructions
_ Communicate and liaise with customers, suppliers, and stakeholders regarding sea freight operations and related matters.
_ Collaborate with internal teams, such as customer service, warehouse, and logistics, to ensure seamless coordination and timely delivery of cargo.
_ Monitor and track shipments to ensure on-time delivery and proactively address any issues or delays that may arise.
_ Create files, update rate and related expenses in the company's system
_ Send debit notes
3. Provide support to other departments: Accounting, Logistics, Pricing, etc.
_ Assist accounting in managing accounts payable/receivable with shipping lines/co-loaders.
_ Support other departments as necessary within the scope of the role and permitted responsibilities.
Other assigned tasks
_ Follow instructions from Sea Freight Manager
Đảm bảo nắm bắt các kiến thức và quy trình handle về hàng Sea nhanh chóng.
Thực hiện booking và duy trì quan hệ tốt với tất cả các hãng tàu/coloader của công ty.
Hoàn thiện và nâng cao nghiệp vụ chuyên môn để đáp ứng yêu cầu công việc.
Đảm bảo nắm bắt các quy trình và cách thức xử lý trouble với hãng tàu/coloader hiệu quả.
Hỗ trợ các bộ phận khác (nếu có yêu cầu)...
Thực hiện việc giữ chỗ với các hãng tàu/coloader
_ Thực hiện booking & tracing toàn bộ các lô hàng sea của công ty.
_ Liên hệ với khách hang để làm chứng từ, gửi bill và truyền điện cho hãng tàu.
_ Thực hiện đàm phán, giái quyết các vấn đề phát sinh với hãng vận chuyển/ co-loader để nhận được sự support tốt nhất về chỗ.
_ Report cho Quản lý nếu gặp khó khăn hoặc cần support về chỗ.
_ Tiến hành update các quy định, thay đổi từ hãng tàu/coloader hàng tuần hay ngay khi nhận được thông báo.
_ Xây dựng và đóng góp để hoàn thiện, nâng cấp dữ liệu, file hồ sơ liên quan đến booking
Chăm sóc khách hàng & theo dõi hàng hóa
_ Liên hệ khách hàng để gửi booking, chứng từ
_ Phối hợp với các team liên quan để sắp xếp cont, tiếp nhận hàng theo quy trình công ty
_ Tracing và cập nhật tình hình lô hàng đến khi hoàn thành
_ Lập file, cập nhật giá mua và các chi phí liên quan vào hệ thống công ty
_ Gửi debit note và theo dõi công nợ
Hỗ trợ cho các bộ phận khác: Accounting, Logistics, Pricing, ...
_ Hỗ trợ kế toán trong việc quản lý công nợ với hãng tàu/coloader.
_ Hỗ trợ các bộ phận khác nếu cần thiết nằm trong phạm vi vai trò & trách nhiệm cho phép
Thực hiện các công việc khác được giao.
_ Theo hướng dẫn của trưởng bộ phận
QUYỀN HẠN TRONG CÔNG VIỆC:
_Có quyền tư vấn cho quản lý trong việc cải tiến các quy trình liên quan đến document/pricing/booking hoặc ý kiến khác nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
THỬ THÁCH TRONG CÔNG VIỆC:
_Chính xác, cẩn thận, kịp thời trong công việc.
_Luôn luôn cải tiến để nâng cao chất lượng công việc.
_ Khéo léo và quyết đoán trong quan hệ với carriers.
_ Phân tích và tư vấn cho người quản lý ra những quyết định chính xác.
_ Khả năng làm việc ngoài giờ theo yêu cầu công việc, chịu áp lực công việc lớn.