Nhân Viên Đặt Hàng

1. Lập kế hoạch đặt hàng
- Phân tích nhu cầu: Thu thập và phân tích dữ liệu bán hàng, tồn kho để xác định các sản phẩm cần đặt hàng bổ sung.
- Dự báo nhu cầu: Sử dụng dữ liệu lịch sử và xu hướng bán hàng để dự báo nhu cầu tương lai cho các nhóm hàng hóa.
- Thiết lập mức tồn kho: Làm việc với các cửa hàng liên quan để thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho từng sản phẩm.
- Lập kế hoạch đặt hàng: Dựa trên nhu cầu, tồn kho hiện tại, và thời gian giao hàng để lập kế hoạch đặt hàng định kỳ.
2. Thực hiện đặt hàng
- Tạo đơn đặt hàng: Soạn thảo và tạo đơn đặt hàng trong hệ thống quản lý dựa trên kế hoạch đã được phê duyệt.
- Liên hệ với nhà cung cấp: Gửi đơn đặt hàng và xác nhận các thông tin quan trọng như giá cả, số lượng, thời gian giao hàng với nhà cung cấp.
- Theo dõi đơn hàng: Theo dõi tiến độ đơn hàng, đảm bảo hàng được giao đúng hẹn và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình giao hàng (như chậm trễ, sai lệch về số lượng hoặc chất lượng).
3. Kiểm tra và xác nhận hàng hóa
- Nhận hàng: Phối hợp với bộ phận Kho để kiểm tra và xác nhận hàng hóa khi nhận từ nhà cung cấp, đảm bảo đúng số lượng và chất lượng.
- Xử lý sai lệch: Xử lý các vấn đề phát sinh khi có sai lệch giữa đơn đặt hàng và hàng hóa thực tế, bao gồm việc trả hàng, yêu cầu bồi thường hoặc điều chỉnh hóa đơn.
- Cập nhật hệ thống: Nhập thông tin hàng hóa vào hệ thống quản lý để cập nhật tình trạng tồn kho và các báo cáo liên quan.
4. Quản lý quan hệ nhà cung cấp
- Xây dựng mối quan hệ: Duy trì và phát triển mối quan hệ tốt với nhà cung cấp để đảm bảo sự hợp tác lâu dài và hiệu quả.
- Đánh giá nhà cung cấp: Theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như chất lượng hàng hóa, thời gian giao hàng, và mức độ hợp tác.
- Thương lượng điều khoản: Hỗ trợ bộ phận Mua hàng trong việc thương lượng các điều khoản về giá cả, điều kiện thanh toán, và các điều khoản giao hàng với nhà cung cấp.
5. Báo cáo và phân tích
- Lập báo cáo: Thực hiện các báo cáo định kỳ về tình trạng đơn đặt hàng, tồn kho và hiệu suất nhà cung cấp.
- Phân tích hiệu quả: Phân tích các chỉ số liên quan đến đặt hàng để đề xuất cải thiện quy trình và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.
- Đề xuất cải tiến: Đề xuất các biện pháp cải tiến quy trình đặt hàng, giảm chi phí lưu kho, và tăng hiệu quả kinh doanh.