Nhân viên Điều hành Hướng dẫn viên

1. Thực hiện công việc sắp xếp phân tour cho Hướng dẫn viên
Sử dụng phần mềm Guidebook sắp xếp phân tour cho HDV, bảo đảm đầy đủ ngày công cho hướng dẫn, phù hợp tính chất đoàn.
Rà soát, cập nhật thông tin bảng theo dõi phân tour và hệ thống Guidebook để bảo đảm không có sai sót trong phân công HDV và không bị sót đoàn.
Điều hành HDV trên tour phù hợp với tính cách, năng lực, trình độ để bảo đảm tour được triển khai trọn vẹn và hiệu quả.
Theo dõi, giám sát HDV thực hiện công việc
Cập nhật đánh giá năng lực Hướng dẫn viên trong quá trình làm việc.
2. Giám sát, hỗ trợ HDV thực hiện tour và công tác quản lý khác
Chủ động lập kế hoạch chuẩn bị nguồn HDV đủ điều kiện đáp ứng yêu cầu của Công ty.
Giám sát hồ sơ của HDV để có phương án dự phòng thay thế. HDV (có đủ hộ chiếu & visa) khi cần thiết.
Theo dõi và hỗ trợ HDV giải quyết các sự cố phát sinh, hạn chế rủi ro, chi phí phát sinh trong khi thực hiện đoàn ở mức thấp nhất, báo cáo Lãnh đạo hỗ trợ kịp thời.
Bám sát chỉ đạo và đôn đốc HDV thực hiện theo đúng chỉ đạo của cấp trên.
Tổng hợp và cung cấp cho BP đào tạo đưa vào Cẩm nang đào tạo HDV.
Tham gia xây dựng, phổ biến bộ Quy chế & bộ Cẩm nang xử lý tình huống khi đi đoàn để HDV tuân thủ thực hiện và hạn chế rủi ro trên đường tour bằng nhiều hình thức từ Online đến Offline, hỗ trợ HDV chủ động làm việc.
Phối hợp với BP Hành chính, Đào tạo thường xuyên kiểm tra để cập nhật Quy chế & bộ Cẩm nang xử lý tình huống khi đi đoàn.
Phối hợp Bộ phận Kinh doanh triển khai hoạt động kinh doanh mở rộng mạng lưới bán sản phẩm Công ty.
Báo cáo tình hình khen thưởng cũng như vi phạm kỷ luật đối với HDV.
Đóng góp, đề xuất ý kiến với Lãnh đạo trong công tác liên quan chuyên môn, nhiệm vụ để xây dựng tổ chức theo đúng chủ trương của TTĐH HDV, cũng như của Công ty
3. Tạm ứng- Thanh quyết toán tour
Hướng dẫn và hỗ trợ HDV làm thanh quyết toán đúng thời đúng quy định Công ty trong trách nhiệm quản lý được giao.
Đề xuất cải tiến để tối ưu phương án hoàn ứng, cập nhật quy trình và kế hoạch thanh quyết toán tour cùng với Điều hành.
4. Quan hệ công việc
Kết nối tốt và gắn kết với các thành viên trong các tổ thị trường.
Tham gia triển khai xây dựng văn hóa doanh nghiệp cho đội ngũ HDV.
5. Đào tạo và tự đào tạo
Hỗ trợ, tư vấn HDV trong việc lập kế hoạch làm việc, giám sát xu hướng thị trường, đánh giá năng lực HDV và xây dựng kịch bản đi đoàn khi được yêu cầu.
Theo dõi và giám sát các phiếu ý kiến góp ý của khách, báo cáo hoạt động trong quá trình đi tour của HDV để có đề xuất phương án hỗ trợ HDV thông qua tái đào tạo.