Nhân Viên Điều Hành Sự Kiện (HCM)

Mô tả Công việc
Nhiệm vụ chính:
Tiếp nhận và khảo sát: Nhận thông tin chương trình từ quản lý và sales, khảo sát địa điểm, thống nhất thời gian bàn giao và setup, đăng ký nhân sự phục vụ, kiểm tra đường điện, nước, và các tiện nghi khác.
Phối hợp với bộ phận ý tưởng và triển khai: Làm việc với team để brainstorm và thống nhất ý tưởng sự kiện (concept, tagline, key visual, photobooth, khu trưng bày, sân khấu, key moments).
Thống nhất và tìm nhà cung cấp: Phối hợp với sales và khách hàng để thống nhất các hạng mục thiết bị, sản xuất, media, logistics, nhân sự; tìm nhà cung cấp phù hợp, lập checklist phân công nhiệm vụ, họp với các bộ phận liên quan.
Lập hồ sơ chứng từ: Dự toán, tạm ứng, đề nghị cọc, mua sắm và hợp đồng với nhà cung cấp/ supplier
Làm việc với nhà cung cấp: Về thiết bị, nhân sự, sản xuất, đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật, an toàn, và thời gian setup, tháo dỡ.
Quản lý chương trình: Giám sát nội dung, hình ảnh, âm thanh, logistics, xử lý các vấn đề phát sinh, tổng kết và nghiệm thu dịch vụ, hoàn ứng, thanh toán và quản lý chứng từ.
Nhiệm vụ khác ngoài chức năng:
Báo cáo công việc: Nhiệm vụ, tiến độ, năng suất.
Thực hiện các công việc khác: Theo chỉ đạo từ Trưởng bộ phận.
Tiếp nhận và khảo sát: Nhận thông tin chương trình từ quản lý và sales, khảo sát địa điểm, thống nhất thời gian bàn giao và setup, đăng ký nhân sự phục vụ, kiểm tra đường điện, nước, và các tiện nghi khác.
Phối hợp với bộ phận ý tưởng và triển khai: Làm việc với team để brainstorm và thống nhất ý tưởng sự kiện (concept, tagline, key visual, photobooth, khu trưng bày, sân khấu, key moments).
Thống nhất và tìm nhà cung cấp: Phối hợp với sales và khách hàng để thống nhất các hạng mục thiết bị, sản xuất, media, logistics, nhân sự; tìm nhà cung cấp phù hợp, lập checklist phân công nhiệm vụ, họp với các bộ phận liên quan.
Lập hồ sơ chứng từ: Dự toán, tạm ứng, đề nghị cọc, mua sắm và hợp đồng với nhà cung cấp/ supplier
Làm việc với nhà cung cấp: Về thiết bị, nhân sự, sản xuất, đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật, an toàn, và thời gian setup, tháo dỡ.
Quản lý chương trình: Giám sát nội dung, hình ảnh, âm thanh, logistics, xử lý các vấn đề phát sinh, tổng kết và nghiệm thu dịch vụ, hoàn ứng, thanh toán và quản lý chứng từ.
Báo cáo công việc: Nhiệm vụ, tiến độ, năng suất.
Thực hiện các công việc khác: Theo chỉ đạo từ Trưởng bộ phận.