Nhân viên Điều hành tours

Chức năng, nhiệm vụ/Mục đích
NV Điều hành Tour là người chuẩn bị và triển khai công việc liên quan đến toàn bộ quá trình điều hành các khâu nghiệp vụ trong quá trình thực hiện tour.
Các trách nhiệm chính
1. Liên lạc trực tiếp với khách hàng để tiếp nhận, tư vấn và xử lý yêu cầu dịch vụ của khách.
2. Xây dựng chương trình Tour khi có yêu cầu,
3. Thực hiện và quản lý việc lựa chọn dịch vụ phù hợp, báo giá, đặt, xác nhận và thanh toán các dịch vụ đầu vào như: vận chuyển. lưu trú, ăn uống ...,
4. Điều hành và quản lý chương trình Tour bao gồm các bước:
- Soạn và quản lý nội dung chương trình tour & các chương trình khung trong "Tour" căn cứ sản phẩm và yêu cầu đặc biệt của khách hàng.
- Xử lý và quản lý danh sách khách hàng biến động trước & trong khi đoàn khởi hành.
- Chốt danh sách khách và dịch vụ đầu vào tại mỗi thời điểm căn cứ hợp đồng với khách và với các nhà cung cấp.
- Chuẩn bị hồ sơ bàn giao cho hướng dẫn viên và các nhân sự hỗ trợ gồm:
o Lịch trình thực hiện
o Danh sách khách
o Thông tin du lịch
o Chương trình khung trong Tour
o Thực đơn kèm bố trí & thanh toán
o Danh sách nhân sự thực hiện & nhà cung cấp
o Các biển báo & giấy tờ liên quan đến công tác tổ chức
5. Xác nhận dịch vụ với các nhà cung cấp trước ngày khởi hành
6. Bàn giao công việc cho Hướng dẫn viên và các nhân sự hỗ trợ (nếu có)
7. Giám sát và xử lý các phát sinh trong quá trình thực hiện tour đảm bảo cung cấp đúng, đủ và kịp thời dịch vụ theo chương trình đến khách hàng
8. Đi công tác theo lịch tour và sự kiện.
9. Thực hiện các công việc về thanh toán, hạch toán, thanh lý hợp đồng khi tour kết thúc.
10. Thực hiện nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công để đáp ứng yêu cầu tình hình và công việc của hoạt động kinh doanh của công ty.