1. Hỗ trợ điều hành và theo sát tiến độ triển khai dịch vụ
• Tiếp nhận chỉ đạo từ
Giám đốc Ban Kho vận và triển khai xuống các trưởng nhóm/phụ trách mảng dịch vụ: hải quan, kho, vận tải;
• Theo dõi sát tiến độ thực hiện công việc của từng bộ phận trong quá trình triển khai dịch vụ cho khách hàng;
• Chủ động nhắc việc, cập nhật deadline, cảnh báo các đầu việc có nguy cơ chậm tiến độ và đề xuất phương án xử lý kịp thời;
• Phối hợp với các trưởng nhóm để đôn đốc hoàn thành các hạng mục công việc theo kế hoạch vận hành, kế hoạch khách hàng và yêu cầu nội bộ;
• Kiểm soát luồng thông tin giữa Giám đốc Ban và các bộ phận liên quan, bảo đảm thông tin được truyền đạt đầy đủ, rõ ràng và kịp thời.
2. Hỗ trợ Giám đốc Ban trong công tác quản trị và báo cáo
• Phối hợp sắp xếp, theo dõi và cập nhật kế hoạch triển khai dịch vụ giữa các mảng: Dịch vụ hải quan, Dịch vụ kho và Dịch vụ vận tải;
• Làm việc với các trưởng nhóm và các bộ phận liên quan để xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ;
• Hỗ trợ kết nối giữa vận hành nội bộ, khách hàng, đối tác/vendor để bảo đảm tiến độ và chất lượng dịch vụ;
• Tổng hợp dữ liệu, cập nhật tình hình vận hành và chuẩn bị các báo cáo định kỳ/đột xuất cho Giám đốc Ban;
• Theo dõi các chỉ số/KPI hoạt động của các bộ phận thuộc Ban Kho vận và tổng hợp kết quả báo cáo;
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc Ban Kho vận;
• Sẵn sàng tham gia làm việc hiện trường, đi công tác hoặc hỗ trợ các dự án khi có yêu cầu.
• Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên các chuyên ngành: Logistics, Xuất nhập khẩu, Ngoại thương, Quản trị kinh doanh, Kinh doanh quốc tế, Chuỗi cung ứng hoặc các ngành liên quan;
• Có từ 01 năm kinh nghiệm trở lên ở các vị trí như: điều phối logistics, trợ lý vận hành, customer service logistics, điều hành dịch vụ, hỗ trợ quản lý bộ phận kho vận hoặc vị trí tương đương;
• Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc trong môi trường có nhiều mảng dịch vụ cùng lúc như hải quan - kho - vận tải;
• Nắm được logic phối hợp công việc giữa các bộ phận trong quá trình triển khai dịch vụ cho khách hàng;
• Có tư duy hệ thống, biết cách theo dõi timeline, danh sách đầu việc và kiểm soát tiến độ thực hiện;
• Kỹ năng giao tiếp tốt, có khả năng chăm sóc và làm hài lòng khách hàng;
• Cẩn thận, chủ động, nhanh nhạy và có tinh thần trách nhiệm cao
• Chịu được áp lực công việc lớn, đặc biệt trong môi trường nhiều đầu việc và deadline gấp;
• Không ngại theo việc, bám việc và đeo bám kết quả đến cùng.