Công tác hành chính - văn thư
· Tiếp nhận, phân phối, lưu trữ văn bản đến/đi của Ban điều hành dự án; đồng bộ với hệ thống văn thư của Công ty tại trụ sở.
· Soạn thảo, rà soát thể thức, trình ký và ban hành các văn bản hành chính theo quy định.
· Quản lý hồ sơ, tài liệu hành chính của dự án; lập danh mục, mã hóa, bảo đảm tra cứu nhanh và bàn giao đầy đủ khi có yêu cầu (phối hợp bộ phận liên quan để lưu hồ sơ thi công, nghiệm thu, thanh toán).
· Phối hợp tổ chức họp giao ban công trường, họp với chủ đầu tư, tư vấn giám sát, nhà thầu phụ; ghi biên bản và theo dõi việc thực hiện kết luận cuộc họp.
· Theo dõi việc thực hiện các quy chế, quy định, thông báo hành chính nội bộ của Công ty tại dự án.
· Thực hiện các công tác thanh toán phát sinh hoặc theo đợt, theo chu kỳ.
Lễ tân, khánh tiết và tổ chức sự kiện
· Tổ chức công tác lễ tân khánh tiết, đón tiếp khách, chuẩn bị phòng họp và các điều kiện phục vụ hội họp, sự kiện.
Phối hợp cùng Phòng Tổ chức Hành chính tổ chức các sự kiện chung của Công ty (lễ khởi công, khánh thành, họp mặt, lễ Tết, teambuilding, các ngày kỷ niệm...).
Công tác nhân sự đặc thù dự án thi công
· Lập và cập nhật danh sách cán bộ, nhân viên,
công nhân và nhân sự nhà thầu phụ làm việc tại công trường; thực hiện thủ tục đăng ký ra vào công trường theo yêu cầu của chủ đầu tư.
· Theo dõi chấm công, ngày công, tăng ca của cán bộ công trường; tổng hợp bảng công, đề xuất phụ cấp gửi Phòng Tổ chức Hành chính.
· Hỗ trợ công tác nhân sự khác khi được phân công
· Theo dõi việc chấp hành nội quy lao động, nội quy làm việc tại văn phòng công trường.
Quản lý xe, hậu cần và dịch vụ văn phòng công trường
· Sắp xếp, điều phối xe của Công ty tại dự án; quản lý xe: lịch sử dụng, nhật ký xe, nhiên liệu, bảo dưỡng, đăng kiểm, bảo hiểm, giấy tờ.
· Đặt vé, phương tiện đi lại, khách sạn, thực hiện thủ tục phục vụ công tác của cán bộ nhân viên khi có yêu cầu.
· Quản lý bữa ăn tại văn phòng công trường: làm việc với nhà cung cấp suất ăn, kiểm soát vệ sinh an toàn thực phẩm, theo dõi chi phí, thanh toán.
· Quản lý các dịch vụ văn phòng: điện, nước, internet, vệ sinh, rác thải sinh hoạt, tủ thuốc sơ cứu thông thường tại văn phòng công trường.
· Quản lý hợp đồng thuê văn phòng, nhà ở, ký túc xá hoặc cơ sở lưu trú của Công ty.
· Kiểm tra việc chấp hành nội quy,
phòng cháy chữa cháy tại khu vực văn phòng do Công ty quản lý.
· Làm việc với các cơ quan nhà nước, đơn vị liên quan trong các việc thuộc phạm vi hành chính văn phòng của dự án.
Quản lý tài sản, vật tư văn phòng
· Theo dõi, quản lý tài sản, công cụ dụng cụ, trang thiết bị, vật tư hành chính văn phòng tại dự án: lập sổ cấp phát, thu hồi, điều chuyển, kiểm kê định kỳ.
· Tìm kiếm, đàm phán, thực hiện mua sắm, cấp phát, điều chuyển, kiểm kê và thanh lý tài sản theo quy định.
· Giám sát việc sử dụng tài sản, cơ sở vật chất đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm và đúng mục đích.
· Mua sắm văn phòng phẩm, vật dụng hành chính theo quy trình và hạn mức được duyệt; theo dõi tồn kho.
· Phối hợp sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng văn phòng, trang thiết bị.
· Theo dõi và kiểm soát chi phí hành chính của dự án theo ngân sách được phê duyệt.
Công tác tổng hợp và báo cáo
· Tổng hợp số liệu, lập báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo.
· Theo dõi tiến độ thực hiện các nhiệm vụ hành chính được giao.
· Đề xuất giải pháp cải tiến công tác hành chính - quản trị văn phòng phù hợp đặc thù dự án.
Nhiệm vụ khác
· Tham gia các hoạt động văn hóa doanh nghiệp, gắn kết nội bộ.
· Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của
Giám đốc Ban điều hành dự án và Phòng Tổ chức Hành chính.