Nhân Viên Hành Chính/HR Admin

1. Mục tiêu vị trí:
- Chịu trách nhiệm quản lý và vận hành các hoạt động hành chính, tài sản, xe công ty, chi phí vận hành và các công việc hỗ trợ nội bộ.
- Đảm bảo hoạt động của công ty được vận hành liên tục, hiệu quả, đúng quy định và đúng ngân sách.
- Chủ động phát hiện rủi ro, bất thường trong quá trình vận hành và đề xuất phương án xử lý phù hợp.
2. Phạm vi công việc:
2.1. Hành chính văn phòng
- Quản lý văn phòng phẩm, đồng phục, ô, túi giấy và các vật phẩm phục vụ hoạt động kinh doanh.
- Thực hiện mua sắm, cấp phát, theo dõi tồn kho và đề xuất bổ sung khi cần.
- Quản lý nước uống, chuyển phát nhanh và các dịch vụ hành chính văn phòng khác.
- Duy trì tiêu chuẩn 5S tại văn phòng.
- Làm việc với nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng dịch vụ, giá thành và tiến độ cung ứng.
- Theo dõi biến động giá từ nhà cung cấp, chủ động báo cáo và đề xuất phương án tối ưu khi phát sinh thay đổi.
2.2. Quản lý chi phí vận hành
- Theo dõi và kiểm soát các chi phí vận hành: điện, nước, internet, thuê văn phòng và các chi phí hành chính khác.
- Theo dõi các biến động chi phí, chủ động cảnh báo các trường hợp tăng giá, phát sinh bất thường hoặc có nguy cơ ảnh hưởng đến ngân sách.
- Đề xuất giải pháp tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ.
2.3. Quản lý tài sản
- Quản lý danh mục tài sản của công ty.
- Thực hiện cấp phát, điều chuyển, thu hồi tài sản theo đúng quy định.
- Lập biên bản bàn giao tài sản và cập nhật đầy đủ trên hệ thống quản lý.
- Theo dõi tình trạng sử dụng, đề xuất sửa chữa hoặc thay thế khi cần.
- Thực hiện kiểm kê định kỳ và đối chiếu số liệu thực tế.
2.4. Quản lý xe công ty
- Theo dõi và quản lý hồ sơ xe công ty.
- Quản lý chi phí VETC, gửi xe và các chi phí liên quan.
- Thực hiện các thủ tục phát sinh liên quan đến xe theo yêu cầu của Công ty.
2.5. Văn thư - hồ sơ pháp lý
- Quản lý, lưu trữ hồ sơ nhãn hiệu, chứng nhận và các hồ sơ pháp lý liên quan.
- Đảm bảo hồ sơ được lưu trữ khoa học, đầy đủ và dễ dàng tra cứu.
2.6. Tổ chức sự kiện nội bộ & hỗ trợ vận hành
- Tham gia tổ chức các sự kiện nội bộ công ty: sinh nhật, team building, lễ kỷ niệm, hoạt động văn hóa...
- Đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển cho lãnh đạo và nhân sự
- Thực hiện các công việc hành chính phát sinh theo yêu cầu
- Viết và đăng tải các nội dung truyền thông nội bộ theo phân công.
- Phối hợp với các bộ phận để đảm bảo công việc được xử lý đúng tiến độ.