Nhân Viên Hành Chính Lễ Tân

Công tác Lễ tân: Trực quầy lễ tân, trực điện thoại, đón tiếp khách đến làm việc, chuẩn bị nước uống, chuẩn bị phòng họp, đóng/mở cửa ra vào, kiểm tra các cửa thoát hiểm và tắt điện trước khi về...
Nhân viên mới và nghỉ việc: Tiếp nhận nhân viên mới từ nhân sự: Lấy vân tay, làm thẻ gửi xe, theo dõi và quản lý vân tay và thẻ gửi xe. Tiếp nhận thông tin nhân viên nghỉ việc từ nhân sự: Chuyển nhân viên vào thư mục "nghỉ việc", xóa vân tay trên phần mềm chấm công. Thu lại thẻ gửi xe.
Giao hồ sơ: Tiếp nhận đăng ký từ các phòng ban. Sắp xếp giao vận khoa học, hợp lý, kịp thời. Lập bảng theo dõi. Cuối tháng đối chiếu với bảng kê của giao vận.
Biên bản bàn giao các dự án: Lưu file mềm và file cứng theo chủ đầu tư và dự án. Lập bảng theo dõi.
Dấu công ty: Tiếp nhận đăng ký từ các phòng ban tại sổ đăng ký mượn dấu. Cung cấp dấu. Quản lý số lượng dấu. Lập bảng theo dõi.
Chuyển phát nhanh: Tiếp nhận thông tin và hồ sơ từ các phòng ban. Tạo đơn, gửi hồ sơ đi, theo dõi hành trình. Cuối tháng đối chiếu với bảng kê của chuyển phát nhanh.
In Đại Việt: Tiếp nhận đăng ký của các phòng ban. Lập bảng theo dõi. Cuối tháng đối chiếu với bảng kê của In Đại Việt.
Sao y công chứng: Sao y công chứng chứng chỉ năng lực, chứng chỉ hành nghề, bằng đại học, CCCD khi gần hết. Cuối tháng đối chiếu với bảng kê của văn phòng công chứng. Lập bảng theo dõi.
Văn phòng phẩm: Theo dõi và đặt mua văn phòng phẩm khi gần hết. Cuối tháng đối chiếu với bảng kê của văn phòng phẩm.
Chữ ký số: Tiếp nhận đăng ký mượn chữ kí số từ các phòng ban. Lập bảng theo dõi. Quản lý, theo dõi gia hạn.
Chứng chỉ hành nghề và Bằng đại học: Quản lý, lưu trữ Chứng chỉ hành nghề bản gốc, bản mềm Chứng chỉ hành nghề và Bằng đại học. Lập bảng theo dõi.
Xe đi công tác: Tiếp nhận yêu cầu của các phòng ban. Sắp xếp xe công ty hoặc đặt grab/ taxi cho khoa học, hợp lý, kịp thời. Lập bảng theo dõi.
Điện, nước văn phòng: Lập bảng theo dõi. Cuối tháng đối chiếu với bảng kê và ảnh chụp của tòa nhà.
Đồ dùng văn phòng : Mua giấy vệ sinh, giấy lau tay, chai nước tiếp khách khi gần hết. Cuối tháng đối chiếu với bảng kê của các đối tác. Lập bảng theo dõi.
Thẻ gửi xe máy, ô tô: Đặt mua thẻ xe khi gần hết. Cuối tháng đối chiếu với bảng kê của tòa nhà. Quản lý thẻ xe. Lập bảng theo dõi.
Vật tư, trang thiết bị văn phòng: (Ví dụ: máy lọc nước, bóng đèn...): Xin báo giá. Làm đề xuất đặt mua, thay mới hoặc sửa chữa vật tư, trang thiết bị văn phòng khi hỏng, lỗi... Lập bảng theo dõi.
Báo cáo: Báo cáo định kì hàng tháng cho Ban Giám đốc, Trưởng phòng và phòng kế toán (Ví dụ: bảo hiểm xã hội, xe...)
Khác: Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của BGĐ và TP. Hỗ trợ các phòng ban.