Mô tả Công việc
- Đón tiếp khách hàng, đối tác; hướng dẫn khách liên hệ đúng phòng ban; thực hiện công tác lễ tân ngoại giao chuyên nghiệp.
- Tiếp nhận, đăng ký, phân loại và chuyển giao công văn, thư từ, bưu phẩm; thực hiện lưu trữ và số hóa hồ sơ hành chính khoa học, bảo mật.
- Sắp xếp phòng họp, chuẩn bị cơ sở vật chất (bàn ghế, nước uống, thiết bị trình chiếu), kiểm tra hệ thống điện, điều hòa trước và sau các cuộc họp.
- Phối hợp thực hiện bảo trì, bảo dưỡng định kỳ hệ thống kỹ thuật văn phòng (điện, nước, điều hòa, PCCC, thang máy, máy phát điện).
- Làm đầu mối liên hệ, theo dõi và thực hiện thủ tục kiểm định định kỳ cho các thiết bị, máy móc có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động.
- Trực tiếp quản lý, giám sát và đánh giá chất lượng công việc hằng ngày của đội ngũ
bảo vệ,
tạp vụ, vệ sinh, cây xanh.
- Quản lý, kiểm kê định kỳ và đề xuất cấp bổ sung văn phòng phẩm, vật tư, nước uống, trà, cà phê, đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả.
- Tổng hợp số liệu, đối chiếu và làm thủ tục thanh toán các chi phí dịch vụ tiện ích hàng tháng (điện, nước, internet, dịch vụ thuê ngoài).
- Tham mưu, phối hợp cùng Trưởng phòng soạn thảo, cải tiến các quy trình hành chính và báo cáo định kỳ theo yêu cầu.